Dank einer gemeinsam von Innosoft und DLP Engineers entwickelten Schnittstelle zwischen dem ERP-System und der Service-Steuerung spart die Diosna GmbH viel Zeit bei Planung und Abrechnung der Monteurleistungen.
Wenn Monteure schneller Wartungen durchführen und Störungen beheben, ist das gut für den Kunden. Wenn sie ihre Arbeit und das verwendete Material schneller melden können, ist das gut für die Abrechnung. Die Diosna – Dierks & Söhne GmbH in Osnabrück wollte genau das erreichen und suchte nach einer automatisierten Verbindung zwischen ihrem Innosoft Servicemanagement System und dem ERP-System proALPHA. Die Innosoft GmbH und die DLP Engineers GmbH lösten diese Aufgabe gemeinsam mit Bravour.
DIOSNA Dierks & Söhne GmbH ist weltweit bekannt für exzellentes, zuverlässiges und maßgeschneidertes Equipment für die Gesundheits- & Nahrungsmittelindustrie – Made in Germany. Das Experten Know-how erstreckt sich auf die Prozesse Mischen, Trocknen, Granulieren, Fermentieren und Kneten. DIOSNA-Maschinen werden hauptsächlich in der Pharma-, Lebensmittel-, Chemie- und Kosmetikindustrie eingesetzt, um z.B. komprimierbares Granulat für Tabletten und verschiedene andere Produkte, Pellets, Instant-Aroma und Gewürze, Vorteig, Sauerteig, Brot, Pizza, Kekse, Fladenbrot, Nudeln, Proteinriegel usw.
Von der Forschung und Entwicklung bis zum Produktionsmaßstab greift DIOSNA auf über 135 Jahre Erfahrung zurück.
Zu langsam: analoge Servicedisposition
Selbst wenn die Diosna-Anlagen sich durch hohe Zuverlässigkeit auszeichnen, sind regelmäßige Wartungen angezeigt, und auch Störungen lassen sich nicht ausschließen. Deutschlandweit sind dazu Monteure im Einsatz, die von der Zentrale in Osnabrück gesteuert werden. Lange Zeit waren dabei Telefon und Telefax entscheidend. Stets war Papier im Spiel: Stundenzettel, Materiallisten, Reisekostenabrechnungen. Diese Daten wurden manuell erfasst und ausgewertet, eine „beliebte“ Quelle für manuelle Übertragungsfehler. Bis die Kunden eine Rechnung und die Monteure ihre Reisekostenerstattungen erhielten, dauerte es einige Zeit. Für die Disposition brauchten die Mitarbeitenden in der Zentrale außerdem großformatige Tabellen, Erfahrung und Fingerspitzengefühl.
Service wird digital
Das ERP-System von proALPHA erleichtert die kaufmännischen Arbeiten seit Langem, doch das enthaltene proALPHA-Modul für Servicetechniker genügt den Ansprüchen der Abteilung Service nicht. Stattdessen entschied sich Diosna für Innosoft, einen Softwarehersteller, der sich auf die Steuerung des Kundendiensts bei Maschinen- und Anlagenbauern spezialisiert hat. Insbesondere die Einsatzplanung und -dokumentation sollten erleichtert werden, vor Ort geleistete Stunden, gefahrene Kilometer, verwendetes Material und der Servicereport sollten direkt beim Kunden digital und auch offline erfasst werden können.
Aufgrund der zwei unterschiedlichen Systeme wäre es aber notwendig gewesen, Stammdaten stets synchron in beiden Systemen anzulegen oder anzupassen. Außerdem hätten die Daten zur Abrechnung, die Techniker in der mobilen Außendienstlösung erfassen, für jeden abgewickelten Einsatz manuell von Innosoft nach proALPHA übertragen werden müssen. Das erzeugt nicht nur überflüssige Aufwände, sondern birgt auch die Gefahr von Übertragungsfehlern. Dies wollte Diosna vermeiden.
Mit einer solchen Schnittstelle spart Diosna 50 Prozent der Zeit: Stamm- und Auftragsdaten fließen automatisch vom ERP-System zu Innosoft; die Leistungsdaten aus der mobilen APP gehen ans ERP zurück.
Automatische Datenübertragung vom und ans ERP?
Wie wäre es mit einer Schnittstelle, die Daten automatisch übernehmen, Prozesse optimieren und Übertragungsfehler verhindern würde? – Die Idee ist bestechend, doch Schnittstellen sind in der Regel kundenspezifisch und können fast nie „von der Stange“ erworben werden. Darum war es nötig, eine Schnittstelle für die Datenübertragung zwischen proALPHA und Innosoft zu entwickeln. Innosoft stellte hierfür einen Mitarbeiter ab, der über Erfahrung bei der Integration von Innosoft mit proALPHA bei verschiedenen Maschinenbauunternehmen verfügte. Für die technische Expertise bezüglich proALPHA suchte Diosna externe Hilfe und fand diese bei der DLP Engineers GmbH aus Hannover.
Effektives Team um Innosoft und DLP
DLP übernahm die Aufgabe, die Schnittstellenentwicklung auf Seiten proALPHA zu koordinieren und holte dazu Softwarespezialisten ins Boot: Ein Programmierer der xiantra.com Softwareentwicklung aus Hamburg und ein proALPHA-Spezialist der L-IT-Beratung aus Herzogenaurach arbeiteten unter Federführung von DLP eng zusammen, um die benötigten Daten zur Verfügung zu stellen sowie einheitliche und sichere Prozesse zu etablieren. Innosoft koordinierte das Projekt. Dass diese Konstellation gut funktioniert, merkte auch der Kunde schnell. „Es ist besser, wenn man nur ein kleines Team hat“, weiß Ingo Slawek, der die Abteilung Service bei Diosna leitet. „Aber in diesem Team muss es fachlich und menschlich stimmen.“
Ingo Slawek, Leiter Service bei Diosna, und sein Team sparen viel Zeit durch die Innosoft–proALPHA–Schnittstelle
Vom Pilotprojekt in den Alltag
Schon bald wurde die erste Schnittstellenversion mit echten Daten von Diosna getestet, dann begannen die Optimierung und Finetunig. Nach rund einem Jahr ging die neue Schnittstelle in Betrieb. Aufträge fließen gemeinsam mit den benötigten Stammdaten von proALPHA nach Innosoft. Informationen der Monteure im Außendienst werden wieder an proALPHA übertragen, so dass Folgeprozesse wie Rechnungsstellung, Auswertungen oder Reisekostenabrechnungen ohne weitere Aufwände stattfinden können. „Geräuschlos“ nennt Abteilungsleiter Ingo Slawek die Arbeit der Schnittstelle und ist begeistert von der Zuverlässigkeit.
Fazit und Ausblick
Der Innendienst der Abteilung Service spart gegenüber der manuellen Datenerfassung in proALPHA rund 50 Prozent der Zeit ein. Rückfragen bei den Monteuren sind deutlich weniger geworden, die Datenqualität dagegen ist deutlich gestiegen. Auch die ursprünglichen Ziele – Kundenrechnungen schneller zu stellen und Reisekosten eher zu erstatten – sind erreicht worden.
Es stehen schon die nächsten gemeinsamen Projekte an: Mit Innosoft lässt sich natürlich nicht nur die Arbeit von Monteuren, sondern auch von Konstrukteuren planen und auftragsbezogen abrechnen. Weitere Niederlassungen, auch global, anzubinden sind ebenfalls in Planung. Die entsprechende Schnittstelle soll ebenfalls in Zusammenarbeit mit DLP und Innosoft entwickelt werden – warum sollte man auch auf ein gut funktionierendes Team verzichten?