Res­sour­cen­pla­nung im Projektmanagement

Die moder­ne kom­ple­xe Ser­vice­welt stellt Sie immer wie­der vor schwie­ri­ge und zeit­auf­wen­di­ge Her­aus­for­de­run­gen, die durch einen effi­zi­en­ten und intui­ti­ven Infor­ma­ti­ons­zu­griff auf alle ser­vicere­le­van­ten Daten schnell gelöst wer­den könnten.

Res­sour­cen­pla­nung ist einer der ganz zen­tra­len Begriff­lich­kei­ten des Pro­jekt­ma­nage­ments von Unter­neh­men und dient dazu, not­wen­di­ge Res­sour­cen effi­zi­ent ein­zu­set­zen und so das Manage­ment zu opti­mie­ren, um einen rei­bungs­lo­sen Ablauf des gesam­ten Pro­jekts zu gewährleisten.

Im Grun­de geht es bei der Res­sour­cen­pla­nung im Pro­jekt­ma­nage­ment um die Iden­ti­fi­zie­rung der not­wen­di­gen sowie ver­füg­ba­ren Res­sour­cen, die Pla­nung und Zuwei­sung der unter­schied­li­chen Auf­ga­ben inner­halb eines Pro­jekts und die Gesamt­dau­er, die das Pro­jekt bis zum Abschluss benö­ti­gen wird. Der Pro­jekt­lei­ter koor­di­niert Auf­ga­ben und Zustän­dig­kei­ten, um Fris­ten ein­zu­hal­ten und die lang­fris­ti­ge Ren­ta­bi­li­tät des Pro­jekts zu gewährleisten.

Im nach­fol­gen­den Arti­kel lie­fern wir Ihnen einen kom­pak­ten Über­blick, was sich genau dahin­ter ver­birgt und wel­che Umset­zungs­for­men ziel­füh­rend sind.

Was bedeu­tet Ressourcenplanung?

Res­sour­cen­pla­nung bezeich­net den Pro­zess der Pla­nung aller mate­ri­el­len und imma­te­ri­el­len Mit­tel, die für ein Pro­jekt benö­tigt wer­den und beinhal­tet also Per­so­nal, Anlagen‑, Sach- Finanz­res­sour­cen sowie zeit­li­che Res­sour­cen. Sie ver­folgt dabei das gro­ße Ziel mög­lichst schnell und feh­ler­frei alle rele­van­ten Res­sour­cen dar­zu­stel­len, um den Auf­trag so effek­tiv wie mög­lich zum Abschluss zu bringen.

Dabei wer­den fol­gen­de zen­tra­le Fra­gen des Pro­jekt­ma­nage­ments geklärt:

  • Bis wann kann der Auf­trag erle­digt sein?
  • Wel­che Team­mit­glie­der sind dem Pro­jekt in wel­chem Umfang zugeteilt?
  • Wie wer­den die Auf­ga­ben an die ver­schie­de­nen Team­mit­glie­der zugewiesen?
  • Wel­che Maschi­nen wer­den wann zur Pro­duk­ti­on benö­tigt? Ste­hen alle Maschi­nen und Gerä­te bereits zur Verfügung?
  • Wel­che mate­ri­el­len Res­sour­cen (Roh­stof­fe, Mate­ria­li­en, Aus­rüs­tun­gen, Soft­ware, Werk­zeu­ge etc.) sind vor­han­den oder müs­sen gekauft/gemietet werden?
  • Wo fin­det der Auf­trag statt? Wer­den zusätz­li­che Räum­lich­kei­ten benötigt?
  • Wie hoch wird das vor­aus­sicht­li­che Auf­trags­bud­get liegen?
  • Wie kann auf per­so­nel­le Aus­fäl­le im Not­fall reagiert werden?

 

All dies sind typi­sche Fra­gen aus dem Unter­neh­mens­all­tag vie­ler Kon­zer­ne, Mit­tel­ständ­ler, Star­tups oder auch selbst­stän­di­ger Unter­neh­mer, die frü­her oder spä­ter für die Pro­jekt­pla­nung mög­lichst kon­kret beant­wor­tet wer­den soll­ten. Zusätz­lich sind die zen­tra­len Aspek­te einer guten Res­sour­cen­pla­nung die Pla­nungs­si­cher­heit, Ver­mei­dung von Über­las­tung und eine gute Dokumentation.

Dar­um ist Res­sour­cen­pla­nung im Pro­jekt­ma­nage­ment so wichtig

Durch eine gut orga­ni­sier­te und trans­pa­ren­te Res­sour­cen­pla­nung las­sen sich sehr detail­liert alle rele­van­ten Schrit­te eines Pro­jek­tes nach­voll­zie­hen. Sobald es an einer bestimm­ten Stel­le im Pro­zess zu Pro­ble­men kommt, kann unmit­tel­bar nach einer Lösung gesucht wer­den. Wenn im Umkehr­schluss, ohne pro­fes­sio­nel­le Res­sour­cen­pla­nung, bestimm­te Pro­jekt­bau­stei­ne jedoch nicht fest­ge­hal­ten wer­den, dann kommt es schnell zu Kon­fu­si­on, Pro­jekt­ver­zö­ge­run­gen oder Kostensteigerungen.

Ein wei­te­rer ele­men­ta­rer Aspekt ist die Abstim­mung der ver­schie­de­nen Mit­ar­bei­ter und Abtei­lun­gen unter­ein­an­der sowie das Zeit­ma­nage­ment. Denn durch die Res­sour­cen­pla­nung lässt sich genau nach­voll­zie­hen, wann von wem wel­che Auf­ga­ben mit wel­chen Gerä­ten durch­ge­führt wer­den sol­len. In dyna­mi­schen Res­sour­ce Manage­ment Sys­te­men kann ohne Zeit­ver­zö­ge­rung Hand in Hand gear­bei­tet wer­den, da sich die Plan­ta­feln im Sys­tem lau­fend auf den aktu­el­len Stand für alle Betei­lig­ten anpassen.

Wann braucht Ihr Unter­neh­men eine Soft­ware für Res­sour­cen­pla­nung im Projektmanagement?

Vie­le Ver­ant­wort­li­che in Unter­neh­men stel­len sich die­se Fra­ge. Doch lässt sich die Ant­wort dar­auf nicht an einer kon­kre­ten Mit­ar­bei­ter­zahl fest­ma­chen. Viel­mehr sind es die all­täg­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen im Pro­jekt­ma­nage­ment von denen Sie Ihre Ent­schei­dung abhän­gig machen sollten.

Wenn zumin­dest einer der fol­gen­den Punk­te erfüllt wird, soll­ten Sie sich defi­ni­tiv näher mit einem Res­sour­cen Pla­nungs­sys­tem beschäftigen:

  • Meh­re­re Team­mit­glie­der arbei­ten par­al­lel in den­sel­ben Projekten.
  • Ver­schie­de­ne Kun­den­auf­trä­ge wer­den zeit­gleich abgearbeitet.
  • Mit­ar­bei­ter arbei­ten an ver­schie­de­nen Standorten.
  • Die Kun­den­auf­trä­ge durch­lau­fen ver­schie­de­ne, auf­ein­an­der auf­bau­en­de Phasen.
  • Die Pro­jek­te umfas­sen Zeit­räu­me von meh­re­ren Mona­ten oder Wochen, die sich kaum noch über­bli­cken las­sen. Oder aber: in kur­zen Zeit­räu­men durch­läuft der Arbeits­pro­zess vie­le unter­schied­li­che Phasen.
  • In den Kun­den­pro­jek­ten gibt es ver­schie­de­ne Ver­ant­wort­lich­kei­ten nach Aufgaben.

 

Irgend­wann wer­den Sie hier an Her­aus­for­de­run­gen sto­ßen, die es nötig machen die Res­sour­cen adäquat fest­zu­hal­ten. Und dann wer­den Sie sich fra­gen: braucht es hier­für ein Res­sour­cen­pla­nungs-Tool? Ja, zwar gibt es heut­zu­ta­ge eine gan­ze Rei­he von bereits bekann­ten Office-Pro­duk­ten zur Visua­li­sie­rung und Pla­nung, doch das hat vie­le Tücken.
Tabel­len- und Kal­ku­la­ti­ons­tools, wie bei­spiels­wei­se Excel, sind nicht dar­auf aus­ge­rich­tet Pro­jekt­ma­nage­ment-Pro­zes­se abzu­bil­den. Kalen­der­ba­sier­te Tools mögen die Ter­mi­ne gut erfas­sen kön­nen, haben dann jedoch ihre Schwä­chen in Ver­ant­wort­lich­kei­ten und der Hin­ter­le­gung wei­te­rer mate­ri­el­ler Ressourcen.

Es lohnt sich an die­sem Punkt über pro­fes­sio­nel­le Res­sour­cen­pla­nung durch ein spe­zia­li­sier­tes Tool nach­zu­den­ken. Hier gelingt es deut­lich mehr Trans­pa­renz abzu­bil­den, einen stets syn­chro­ni­sier­ten Zeit­plan zu hin­ter­le­gen und Fris­ten anhand per­so­nel­ler sowie mate­ri­el­ler Kapa­zi­tä­ten zu berech­nen. Alle Auf­ga­ben kön­nen in dem Tool zudem zen­tral hin­ter­legt wer­den und falls es zu Ver­zö­ge­run­gen kommt, kann im Unter­neh­men schnell dar­auf reagiert werden.

Die Vor­tei­le der Res­sour­cen­pla­nung im Pro­jekt­ma­nage­ment im Überblick

Ger­ne möch­ten wir Ihnen abschlie­ßend die Vor­tei­le der pro­fes­sio­nel­len Res­sour­cen­pla­nung noch ein­mal zusammenfassen:

  • Sie behal­ten alle mate­ri­el­len und imma­te­ri­el­le Res­sour­cen im Blick.
  • Die jewei­li­gen Pro­jekt­auf­ga­ben wer­den durch Fris­ten und kla­re Zustän­dig­kei­ten planbar.
  • Sie kön­nen ein aus­ge­wo­ge­nes Per­so­nal­ma­nage­ment betrei­ben und Belas­tungs­spit­zen vor­aus­schau­end vermeiden.
  • Noch ver­füg­ba­re Res­sour­cen des Unter­neh­mens wer­den schnell identifizierbar.
  • Effek­ti­ve Arbeits­wei­sen wer­den eta­bliert und betrieb­li­cher Leer­lauf vermieden.
  • Mög­li­che Feh­ler­quel­len, Ver­zö­ge­run­gen auf­grund von Res­sour­ce­n­eng­päs­sen wer­den schnell offen­sicht­lich und kön­nen beho­ben werden.

Die­se Erleich­te­run­gen lie­fert Ihnen die Soft­ware von Innosoft

Neben all den bereits genann­ten grund­sätz­li­chen Vor­tei­len von Soft­ware für Res­sour­cen­pla­nung bie­tet Inno­soft noch eini­ge dar­über hin­aus­ge­hen­de Beson­der­hei­ten an. Schließ­lich ist unser Ser­vice­ma­nage­ment Sys­tem bereits seit mehr als 25 Jah­ren in der Bran­che eta­bliert und wur­de dabei immer wei­ter optimiert.

Umfang­rei­che Technikerverwaltung

Unse­re Res­sour­cen­pla­nungs-Soft­ware erfüllt die höchs­ten Ansprü­che in der Maschi­nen- und Tech­ni­ker-Dis­po­si­ti­on. Neben den Adress­in­for­ma­tio­nen von Res­sour­cen und Kun­den samt Ansprech­part­nern bie­ten wir Ihnen noch wei­ter­ge­hen­de Mög­lich­kei­ten. So kön­nen Sie bei­spiels­wei­se Infor­ma­tio­nen zu Fähig­kei­ten, Spe­zia­li­sie­run­gen, Visa-Sta­tus bei den per­so­nel­len Res­sour­cen hinterlegen.

Genau­so gut kön­nen Sie auch die Beson­der­hei­ten einer Maschi­ne hin­ter­le­gen, sodass Sie auch gleich Infor­ma­tio­nen wie Maschi­nen­typ, Instal­la­ti­ons- und Garan­tie­ter­min sowie die Auf­trags­stück­lis­te der bereits gelie­fer­ten Maschi­nen able­sen können.

Opti­mier­te Ein­satz- und Kapazitätsplanung

Die inter­ak­ti­ve, gra­fi­sche Plan­ta­fel zum Pro­jekt­ma­nage­ment ist das Herz­stück unse­rer ERP-Soft­ware. Hier wer­den Ihnen alle rele­van­ten Pro­jek­te als Ein­satz­bal­ken dar­ge­stellt und sämt­li­che Tätig­kei­ten sind farb­lich hin­ter­legt. In der Res­sour­cen­über­sicht kön­nen Sie somit auch auf einen Blick sehen, wann es wo noch freie oder auch bereits über­las­te­te Grup­pen (z.B. Stand­or­te) gibt.

Außer­dem haben Sie die Mög­lich­keit durch zahl­rei­che Fil­ter­op­tio­nen noch genau­er in die Aus­las­tungs­be­rech­nung ein­zu­stei­gen. An die­ser Stel­le kann zugleich auch der aktu­el­le Fort­schritts­grad jeg­li­cher Pro­jek­te anschau­lich abge­ru­fen werden.

Fle­xi­ble Anpas­sungs­mög­lich­kei­ten und Skalierbarkeit

Die Anzei­ge der Inno­soft Benut­zer­ober­flä­che lässt sich je nach Ihren Anfor­de­run­gen sehr indi­vi­du­ell anpas­sen. Wenn Sie eher in lang­fris­ti­gen Pro­jek­ten mit Ihrem Unter­neh­men unter­wegs sind, dann sind die gro­ßen Wochen- und Monats­an­zei­gen in vie­len Fäl­len opti­mal. Wenn Sie eher kurz­fris­ti­ge Ein­sät­ze ver­ant­wor­ten, dann passt die Tages­an­zei­ge, Halb­ta­ges­an­zei­ge oder 4‑Stundenanzeige deut­lich besser.

Ein wei­te­rer Vor­teil ist die Erwei­ter­bar­keit von unse­rem Sys­tem auf hilf­rei­che Zusatz­diens­te. Bei­spiels­wei­se kann die Ein­satz­pla­nung mit Modul Inno­soft GeoMap kom­bi­niert wer­den, mit dem sich bei­spiels­wei­se Ein­satz­rou­ten opti­mie­ren oder sich in der Nähe befind­li­che Tech­ni­ker fin­den lassen.

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