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Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ressourcen effizient einsetzen

Die moderne komplexe Servicewelt stellt Sie immer wieder vor schwierige und zeitaufwendige Herausforderungen, die durch einen effizienten und intuitiven Informationszugriff auf alle servicerelevanten Daten schnell gelöst werden könnten.

Ressourcenplanung ist einer der ganz zentralen Begrifflichkeiten des Projektmanagements von Unternehmen und dient dazu, notwendige Ressourcen effizient einzusetzen und so das Management zu optimieren, um einen reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts zu gewährleisten.

Im Grunde geht es bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement um die Identifizierung der notwendigen sowie verfügbaren Ressourcen, die Planung und Zuweisung der unterschiedlichen Aufgaben innerhalb eines Projekts und die Gesamtdauer, die das Projekt bis zum Abschluss benötigen wird. Der Projektleiter koordiniert Aufgaben und Zuständigkeiten, um Fristen einzuhalten und die langfristige Rentabilität des Projekts zu gewährleisten.

Im nachfolgenden Artikel liefern wir Ihnen einen kompakten Überblick, was sich genau dahinter verbirgt und welche Umsetzungsformen zielführend sind.

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Ressourcenplannung

Was bedeutet Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung bezeichnet den Prozess der Planung aller materiellen und immateriellen Mittel, die für ein Projekt benötigt werden und beinhaltet also Personal, Anlagen‑, Sach- Finanzressourcen sowie zeitliche Ressourcen. Sie verfolgt dabei das große Ziel möglichst schnell und fehlerfrei alle relevanten Ressourcen darzustellen, um den Auftrag so effektiv wie möglich zum Abschluss zu bringen.

Dabei werden folgende zentrale Fragen des Projektmanagements geklärt:

  • Bis wann kann der Auftrag erledigt sein?
  • Welche Teammitglieder sind dem Projekt in welchem Umfang zugeteilt?
  • Wie werden die Aufgaben an die verschiedenen Teammitglieder zugewiesen?
  • Welche Maschinen werden wann zur Produktion benötigt?
    Stehen alle Maschinen und Geräte bereits zur Verfügung?
  • Welche materiellen Ressourcen (Rohstoffe, Materialien, Ausrüstungen, Software, Werkzeuge etc.) sind vorhanden oder müssen gekauft/gemietet werden?
  • Wo findet der Auftrag statt? Werden zusätzliche Räumlichkeiten benötigt?
  • Wie hoch wird das voraussichtliche Auftragsbudget liegen?
  • Wie kann auf personelle Ausfälle im Notfall reagiert werden?

All dies sind typische Fragen aus dem Unternehmensalltag vieler Konzerne, Mittelständler, Startups oder auch selbstständiger Unternehmer, die früher oder später für die Projektplanung möglichst konkret beantwortet werden sollten. Zusätzlich sind die zentralen Aspekte einer guten Ressourcenplanung die Planungssicherheit, Vermeidung von Überlastung und eine gute Dokumentation.

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Darum ist Ressourcenplanung im
Projektmanagement so wichtig

Durch eine gut organisierte und transparente Ressourcenplanung lassen sich sehr detailliert alle relevanten Schritte eines Projektes nachvollziehen. Sobald es an einer bestimmten Stelle im Prozess zu Problemen kommt, kann unmittelbar nach einer Lösung gesucht werden. Wenn im Umkehrschluss, ohne professionelle Ressourcenplanung, bestimmte Projektbausteine jedoch nicht festgehalten werden, dann kommt es schnell zu Konfusion, Projektverzögerungen oder Kostensteigerungen.

Ein weiterer elementarer Aspekt ist die Einsatzplanung, also die Abstimmung der verschiedenen Mitarbeiter und Abteilungen untereinander sowie das Zeitmanagement. Denn durch die Ressourcenplanung lässt sich genau nachvollziehen, wann von wem welche Aufgaben mit welchen Geräten durchgeführt werden sollen. In dynamischen Ressource Management Systemen kann ohne Zeitverzögerung Hand in Hand gearbeitet werden, da sich die Plantafeln im System laufend auf den aktuellen Stand für alle Beteiligten anpassen.

Wann braucht Ihr Unternehmen eine Software für Ressourcenplanung im Projektmanagement?

Viele Verantwortliche in Unternehmen stellen sich diese Frage. Doch lässt sich die Antwort darauf nicht an einer konkreten Mitarbeiterzahl festmachen. Vielmehr sind es die alltäglichen Rahmenbedingungen im Projektmanagement von denen Sie Ihre Entscheidung abhängig machen sollten.

Wenn zumindest einer der folgenden Punkte erfüllt wird, sollten Sie sich definitiv näher mit einem Ressourcen Planungssystem beschäftigen:

  • Mehrere Teammitglieder arbeiten parallel in denselben Projekten.
  • Verschiedene Kundenaufträge werden zeitgleich abgearbeitet.
  • Mitarbeiter arbeiten an verschiedenen Standorten.
  • Die Kundenaufträge durchlaufen verschiedene, aufeinander aufbauende Phasen.
  • Die Projekte umfassen Zeiträume von mehreren Monaten oder Wochen, die sich kaum noch überblicken lassen. Oder aber: in kurzen Zeiträumen durchläuft der Arbeitsprozess viele unterschiedliche Phasen.
  • In den Kundenprojekten gibt es verschiedene Verantwortlichkeiten nach Aufgaben.

Herausforderungen meistern

Irgendwann werden Sie hier an Herausforderungen stoßen, die es nötig machen die Ressourcen adäquat festzuhalten. Und dann werden Sie sich fragen: braucht es hierfür ein Ressourcenplanungs-Tool? Ja, zwar gibt es heutzutage eine ganze Reihe von bereits bekannten Office-Produkten zur Visualisierung und Planung, doch das hat viele Tücken.

Tabellen- und Kalkulationstools, wie beispielsweise Excel, sind nicht darauf ausgerichtet Projektmanagement-Prozesse abzubilden. Kalenderbasierte Tools mögen die Termine gut erfassen können, haben dann jedoch ihre Schwächen in Verantwortlichkeiten und der Hinterlegung weiterer materieller Ressourcen.

Es lohnt sich an diesem Punkt über professionelle Ressourcenplanung durch ein spezialisiertes Tool nachzudenken. Hier gelingt es deutlich mehr Transparenz abzubilden, einen stets synchronisierten Zeitplan zu hinterlegen und Fristen anhand personeller sowie materieller Kapazitäten zu berechnen. Alle Aufgaben können in dem Tool zudem zentral hinterlegt werden und falls es zu Verzögerungen kommt, kann im Unternehmen schnell darauf reagiert werden.

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Die Vorteile der Ressourcenplanung im
Projektmanagement im Überblick

Gerne möchten wir Ihnen abschließend die Vorteile der professionellen Ressourcenplanung noch einmal zusammenfassen:

Übersicht

Sie behalten alle materiellen und immaterielle Ressourcen im Blick.

Verteilung der Aufgaben

Die jeweiligen Projektaufgaben werden durch Fristen und klare Zuständigkeiten planbar.

Optimierung

Sie können ein ausgewogenes Personalmanagement betreiben und Belastungsspitzen vorausschauend vermeiden.

Live-Anschau

Noch verfügbare Ressourcen des Unternehmens werden schnell identifizierbar.

Digitalisierung

Effektive Arbeitsweisen werden etabliert und betrieblicher Leerlauf vermieden.

Ressourcensparend

Mögliche Fehlerquellen, Verzögerungen aufgrund von Ressourcenengpässen werden schnell offensichtlich und können behoben werden.

Diese Erleichterungen liefert Ihnen die Software von Innosoft

Neben all den bereits genannten grundsätzlichen Vorteilen von Software für Ressourcenplanung bietet Innosoft noch einige darüber hinausgehende Besonderheiten an. Schließlich ist unser Servicemanagement System bereits seit mehr als 28 Jahren in der Branche etabliert und wurde dabei immer weiter optimiert.

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Umfangreiche Technikerverwaltung

Unsere Ressourcenplanungs-Software erfüllt die höchsten Ansprüche in der Maschinen- und Techniker-Disposition. Neben den Adressinformationen von Ressourcen und Kunden samt Ansprechpartnern bieten wir Ihnen noch weitergehende Möglichkeiten. So können Sie beispielsweise Informationen zu Fähigkeiten, Spezialisierungen, Visa-Status bei den personellen Ressourcen hinterlegen.

Genauso gut können Sie auch die Besonderheiten einer Maschine hinterlegen, sodass Sie auch gleich Informationen wie Maschinentyp, Installations- und Garantie Termin sowie die Auftragsstückliste der bereits gelieferten Maschinen ablesen können.

Weitere Möglichkeiten

Die interaktive, grafische Plantafel zum Projektmanagement ist das Herzstück unserer ERP-Software. Hier werden Ihnen alle relevanten Projekte als Einsatzbalken dargestellt und sämtliche Tätigkeiten sind farblich hinterlegt. In der Ressourcenübersicht können Sie somit auch auf einen Blick sehen, wann es wo noch freie oder auch bereits überlastete Gruppen (z.B. Standorte) gibt.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit durch zahlreiche Filteroptionen noch genauer in die Auslastungsberechnung einzusteigen. An dieser Stelle kann zugleich auch der aktuelle Fortschrittsgrad jeglicher Projekte anschaulich abgerufen werden.

Die Anzeige der Innosoft Benutzeroberfläche lässt sich je nach Ihren Anforderungen sehr individuell anpassen. Wenn Sie eher in langfristigen Projekten mit Ihrem Unternehmen unterwegs sind, dann sind die großen Wochen- und Monatsanzeigen in vielen Fällen optimal. Wenn Sie eher kurzfristige Einsätze verantworten, dann passt die Tagesanzeige, Halbtagesanzeige oder 4‑Stundenanzeige deutlich besser.

Ein weiterer Vorteil ist die Erweiterbarkeit von unserem System auf hilfreiche Zusatzdienste. Beispielsweise kann die Einsatzplanung mit Modul Innosoft GeoMap kombiniert werden, mit dem sich beispielsweise Einsatzrouten optimieren oder sich in der Nähe befindliche Techniker finden lassen.

Einsatzplanung

Die effiziente Einsatzplanung und Disposition von Technikern ist für Unternehmen eine echte Herausforderung: Damit Sie Ihre Serviceeinsätze so kostengünstig und qualitativ hochwertig wie möglich durchführen können, hilft Ihnen unsere Software zur Einsatzplanung.

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Mobile Zeiterfassung

Für Unternehmen ist das Erfassen von Arbeitszeiten und die Dokumentation von Leistungen ein wichtiger Bestandteil der Arbeitsorganisation. Mit der Innosoft-Software können Arbeitszeiten mit wenigen Klicks erfasst und automatisch dokumentiert werden.

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Personaleinsatzplanung

Damit Unternehmensprozesse reibungslos und schnell ablaufen können, ist eine effiziente Personaleinsatzplanung der Schlüssel. Für eine übersichtliche Personaleinsatzplanung ist die Software von Innosoft die ideale Lösung. Erfahren Sie mehr über unser Produkt.

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