Ein solides und kompaktes Berichtswesen ist unabdingbar für jede Firma. Auch im KMU-Bereich fällt im Laufe eines durchschnittlichen Firmenlebens eine Unzahl an Dokumenten in unterschiedlichsten Ausführungen an, die sich in ausgedruckter Form mühelos einige Male um den Erdball winden könnten.
Früher verstand man unter Berichten Auswertungen in auf Papier gedruckter Form, doch heutzutage sind Berichte natürlich nicht mehr an dieses Medium gebunden und können auch in elektronischer Form erstellt und genutzt werden. Umso erstaunlicher, dass sich selbst im Zeitalter der Digitalisierung bei modern aufgestellten und in sämtlichen Prozessen IT-gestützten Unternehmen noch riesige Archive mit prall gefüllten Aktenordnern finden.
Das Berichtswesen umfasst generell alle Einrichtungen, Mittel und Maßnahmen eines Unternehmens zur Verarbeitung und Speicherung von Informationen über einen Betrieb, die jeweils für eine vorgegebene Zielsetzung zusammengefasst sind. Berichte unterstützen die strategische und operative Unternehmensleitung sowie die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern, indem sie die wirtschaftlichen Grundlagen der Zusammenarbeit transparent machen.
Auch im Service des Maschinen- und Anlagenbaus kommt Berichten eine besonders exponierte Bedeutung zu. Dort fallen die unterschiedlichsten Servicereports, Checklisten und Protokolle an, zum Beispiel Wartungschecklisten, UVV-Prüfungen oder Arbeitsanweisungen. Wobei es vor allem die folgenden Anforderungen zu berücksichtigen gilt: Die Berichte müssen vor Ort durch den Techniker bearbeitet werden, die Dokumente müssen unterschrieben werden, die Daten müssen in auswertbarer Form vorliegen und einer Ablage zugeführt werden, um der Dokumentationspflicht nachzukommen.
Berichtswesen von Innosoft flexible Lösung für Maschinenbau-Service
Im Rahmen des klassischen Servicemanagementsystems bietet das Dortmunder Softwarehaus Innosoft GmbH bereits seit vielen Jahren ein ausgeklügeltes Berichtswesen samt digitaler Formulare und Reportgenerator an, gerne auch in Verbindung mit dem Innosoft Dokumentenmanagement genutzt.
Neben der Formulargestaltung für Angebot, Rechnung oder Auftragsbestätigung finden die strukturierten und auswertbaren Berichte auch stark im Außendienst Anwendung, wo die Techniker beim Kunden vor Ort an Maschinen verschiedene Aktionen wie Montagen und Wartungen, Reparaturen oder notwendige Prüfungen durchführen. Auch mit dem klassischen Berichtswesen war es schon möglich, die Serviceberichte offline zu bearbeiten und vom Kunden sowie dem Techniker digital unterschreiben zu lassen.
Vor Ort bei der Maschine oder Anlage, wo der Techniker den direktesten Kontakt zum Kunden hat, werden wertvolle Erkenntnisse gewonnen, denn erfolgreiche Unternehmen leiten ihre Innovationen im Wesentlichen aus den Problemen und Bedürfnissen ihrer Kunden ab. Daher bieten Serviceberichte auch für Vertrieb und Konstruktion wertvolle Anregungen für die Produktinnovation.
Diese Berichte erzielen jedoch als Standardreports, die ausgedruckt, kopiert und anschließend abgelegt werden, kaum Wirkung. Nur in einer Datenbank als dynamische Berichte, deren Eingabemaske nicht fix programmiert ist, sondern vom Kunden mit für den Monteur klar gegliederten Vorgaben gestaltet werden kann, können sie zu jeder Zeit sinnvoll ausgewertet werden.
Integration ins browsergestützte Field Service Management
Nun ist das Reporting-Modul von Innosoft in erweiterter Form als dynamisches Berichtswesen auch im neuen, browsergestützten Field Service Management verfügbar, und viele Kunden freuen sich, das Feature nun auch über Web und Cloud nutzen zu können. Zudem eröffnet die Mobile-App (Android und iOS) mit dem Smartphone oder Tablet ganz neue Möglichkeiten.
Darin, dass die Prüfprotokolle und Checklisten von den Außendiensttechnikern nun auch per Tablet oder Smartphone bearbeitet werden können, sieht auch Peter Ebbrecht, einer der Geschäftsführer und verantwortlich für die Koordination der Entwicklung, eine große Stärke der neuen Lösung. Gemeinsam mit dem Projektleiter Guido Horst hat er die Einführung des neuen Berichtswesens aktuell bei einem Verpackungsspezialisten in Hamburg konzipiert.
„Da ist es möglich, direkt aus der App heraus ein Foto von dem zu prüfenden Teil zu erstellen und an der entsprechenden Stelle abzulegen, was die Dokumentation sichtbarer Schäden natürlich enorm erleichtert.“
Auch die mitlaufende Dokumentation einer Prüfung ist per Mobiltelefon oder Tablet natürlich direkt möglich. Weitere Vorteile sieht er im „deutlich flexibleren Aufbau, so können beispielsweise in den Vorlagen auch Bilder integriert werden. Außerdem ist die Programmierbarkeit wesentlich umfangreicher.“
Bei besagtem Verpackungsmaschinenhersteller gestaltet sich die Situation heute noch wie folgt: Im Zuge der Vormontage und Montage werden bei der Firma in Hamburg Checklisten genutzt, um unterschiedliche Teilschritte zu dokumentieren und QS-Abnahmen durchzuführen. Im Rahmen der Projektvorbereitung wurden unterschiedliche Arten von Checklisten identifiziert, wobei wiederholende Arten erkennbar waren, die sich vor allem auf die Kategorien Checklisten, Messprotokolle und Messreihen verteilten. Diese Listen werden als Word-Vorlagen erstellt und ausgedruckt, dann handschriftlich ausgefüllt und nachträglich in Excellisten überführt.
Digitalisierung der Prozesse und Ablage in Datenbank
Der heutige papierorientierte Prozess, bei dem die Vorlagen zwar in digitalen Versionen vorliegen, aber eben ausgedruckt und handschriftlich ausgefüllt werden, ist weder zeitgemäß noch notwendig – und darüber hinaus auch fehleranfällig. Um dem Ziel der papierlosen Ablage und somit der digitalen Maschinenakte näher zu kommen, soll der Prozess zukünftig digitalisiert werden, sodass die Daten ohne Medienbrüche sofort per Tablet erfasst und in einer Datenbank abgelegt werden.
Sobald das Pilotprojekt in Hamburg erfolgreich abgeschlossen ist, soll es auch auf die anderen Standorte der Firma ausgerollt werden. Dank der gebotenen Mehrsprachigkeit lassen sich die Protokolle und Checklisten auch länderübergreifend vergleichen und auswerten. Letztlich soll damit jeweils der gesamte Montageprozess dokumentiert werden, um einen lückenlosen und auswertbaren QS-Nachweis verfügbar zu haben.
Definieren von Abhängigkeiten eröffnet neue Möglichkeiten
Auch eine weitere Neuerung, das Definieren von Abhängigkeiten, stellt sich als großer Vorteil des dynamischen Berichtswesens dar. So lassen sich über Plausibilitätsprüfungen gültige Wertebereiche abgrenzen und über Abhängigkeiten zwischen bestimmten Fragen die Sichtbarschaltung einzelner Abschnitte steuern. Die Programmierbarkeit über JavaScript offenbart der IT-Abteilung Optionen zur einfachen Erweiterung des Fragenspektrums.
Darüber hinaus lassen sich auch Definitionen hinterlegen, welche Werte als Warnung oder Fehler zu interpretieren sind, wobei das Ergebnis des Berichts auf Ebene der Fragen sowie auf Kopfebene mit Hilfe einer Ampelfunktion dargestellt wird. An verschiedenen Objekten wie einem Maschinentyp lassen sich Templates hinterlegen, die sich wiederum im Prozess weitervererben und so beispielsweise automatisch einem Einsatz an diesem Maschinentyp zugeordnet werden.
Normabweichungen schon während der Bearbeitung erkennbar
Schon während der Prüfungen lassen sich aufschlussreiche Erkenntnisse gewinnen. So zeigt die Software bereits während der Bearbeitung Abweichungen von den Soll-Vorgaben, etwa bei der Kontrolle der Wertebereiche an. Die Anzeige erfolgt mehrstufig, von der einfachen Warnung bis zum kritischen Fehler. Nicht bestandene Prüfungen sind über den Status bereits in der Übersicht ersichtlich.
So lässt sich mit dem neuen Berichtswesen nicht nur ein Maschinenauftrag detailliert dokumentieren, also eine Maschine durch den gesamten Montageprozess begleiten, wie es bei der Hamburger Firma geplant ist, sondern auch sonst die gesamten Serviceabläufe in einer lückenlosen Maschinenakte festhalten. Aufgrund der durch Vereinheitlichung der Fragen und Eingabemöglichkeiten gegebenen Auswertbarkeit ist es dann auch ein Leichtes, mit Hilfe der ebenfalls als Teil des Field Service Managements verfügbaren Moduls Business Information und der dort gelieferten Standardstatistiken aussagekräftige Auswertungen zu bestimmten Maschinentypen zu erstellen und diese letztendlich für Konstruktionsverbesserungen zu nutzen.
In Kombination mit dem neuen Innosoft Wartungsmanagement lassen sich die dynamischen Berichte auch gezielt einem Wartungsabschnitt zuordnen und automatisiert dem Techniker zu Verfügung stellen. So hat der Techniker zur geplanten Wartung stets die korrekte Checkliste zur Hand.