Kapazitätsübersicht

Die Kapazitätsübersicht ist eine Darstellungsform im Field Service Management, die den verfügbaren Personaleinsatz und dessen Auslastung in aggregierter Form zeigt. Während die Plantafel einzelne Einsätze pro Mitarbeiter visualisiert, liefert die Kapazitätsübersicht einen gesamthaften Überblick über die Kapazität einer oder mehrerer Ressourcen über einen Zeitraum. Das Ziel ist, Planern schnell zu zeigen, wo Überkapazitäten oder Engpässe bestehen.

In der Innosoft-FSM-Software gibt es beispielsweise eine Kapazitätsübersicht über alle Projekte/Aufträge, in der auf einen Blick erkennbar ist, wie viele Technikerstunden pro Woche/Monat verplant sind.

Diese Übersicht kann z. B. als Balkendiagramm oder Tabelle darstellen, dass Team A im April zu 90% ausgelastet ist, Team B nur zu 50%. Oft werden hierbei Soll- und Ist-Werte gegenübergestellt: Wie viele Stunden stehen zur Verfügung (z. B. 10 Techniker * 8h * 20 Tage = 1600h im Monat) und wie viele Stunden sind durch Einsätze gebucht.

Eine typische Kapazitätsübersicht könnte wie folgt aussehen: Die Zeilen zeigen Teams oder Abteilungen, die Spalten zeigen Kalenderwochen. In den Feldern steht jeweils eine Zahl oder ein Balken für die Auslastung (% oder Stunden belegt). Farbcodes helfen, die Lage zu erkennen – z. B. Grün bei <80% Auslastung (noch Puffer), Gelb 80-100%, Rot bei >100% (Überlast). So sieht man, wann zusätzliche Ressourcen nötig sein könnten oder wann Luft für zusätzliche Aufträge ist.

Die Kapazitätsübersicht bezieht sich nicht nur auf Personal. Bei Bedarf kann sie auch Maschinen oder Mietgeräte umfassen, wenn diese ebenfalls begrenzte Kapazitäten haben. Allerdings im Field Service Kontext steht meist der Personaleinsatz im Vordergrund (Workforce Management).

Innosoft ermöglicht es, freie oder überlastete Gruppen in der Ressourcen-Übersicht mit Zeitleiste auf einen Blick zu erkennen. Zudem kann man Filter nutzen, um z. B. die Kapazitätsübersicht nur für eine bestimmte Niederlassung oder ein spezielles Team zu betrachten.

Die Kombination aus Plantafel (Detailansicht) und Kapazitätsübersicht (Aggregatsicht) gibt dem Dispatcher die volle Kontrolle: Einerseits sieht er jedes einzelne Einsatzbalken-Detail, andererseits die gesamtwirtschaftliche Auslastung.

Besonders in größeren Serviceorganisationen mit hunderten Aufträgen pro Monat ist die Kapazitätsübersicht unverzichtbar, um strategisch zu planen. Durch die Visualisierung wird komplexe Planung greifbar. Daher gehört die Kapazitätsübersicht zu den Kernfunktionen eines guten Dispatching-Systems.