Digitales Formular

Als digitales Formular bezeichnet man elektronisch ausfüllbare Formulare, die früher auf Papier vorlagen. Im Field Service sind digitale Formulare insbesondere Checklisten, Protokolle oder Berichtsformulare, die ein Techniker auf seinem mobilen Gerät ausfüllt. Beispiele sind ein Service- oder Wartungsbericht, ein Prüfprotokoll mit abzuhakenden Prüfpunkten, ein Installationsbericht mit Messwerten, ein Sicherheitscheck oder ein Abnahmeprotokoll mit Unterschriftenfeld.

Die Innosoft FSM-Software ermöglicht die Erstellung und Nutzung solcher Formulare über das Modul Digitales Formular (DGF). Über Web-Technologien können diese Formulare am Tablet oder Laptop ausgefüllt werden. In der Praxis bedeutet das, der Techniker hat anstelle eines Papierformulars auf seinem Tablet genau die Maske, die er braucht. Er kann Textfelder ausfüllen, Optionen auswählen, Fotos einbinden und am Ende eine digitale Unterschrift vom Kunden direkt auf dem Touchscreen einholen. Eine Unterschrift auf einem Touchscreen oder einem Signaturpad ist hierbei üblich.

Beispiele für digitale Formulare im FSM-Alltag sind eine Wartungs-Checkliste, in der Schritt für Schritt Punkte wie „Ölstand geprüft“, „Filter gereinigt“ etc. abgehakt werden müssen. Oder ein Servicebericht, der automatisch die Auftragsdaten enthält und vom Techniker nur um Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitszeiten und Materialverbrauch ergänzt wird. Auch Reisekosten-Abrechnungen können als digitale Formulare umgesetzt sein.

Der Nutzen digitaler Formulare ist enorm. Sie eliminieren Medienbrüche (kein Übertragen von handschriftlichen Zetteln), reduzieren Fehler (Pflichtfelder stellen sicher, dass nichts Wichtiges fehlt) und beschleunigen den Informationsfluss. Sobald der Techniker sein Formular abschickt, steht es dem Innendienst zur Verfügung, inkl. aller Daten für Reporting und Abrechnung.

Die Innosoft-Lösung erlaubt es, Formulare individuell zu gestalten und an das Corporate Design anzupassen, sowie die Formulardaten auszuwerten. Auch Fotos oder Skizzen können integriert werden, was bei Papier schwer möglich war.

Für die Serviceleitung bedeutet der Einsatz digitaler Formulare mehr Prozessqualität: Standards werden eingehalten, Dokumentationen sind vollständig und sofort digital archiviert. Im Falle von Audits oder Qualitätsnachweisen (z. B. ISO-Zertifizierungen) kann man aus der Datenbank lückenlos die ausgefüllten Checklisten vorlegen. Insgesamt sind digitale Formulare ein wichtiger Baustein der Digitalisierung im Service, der sowohl dem Techniker vor Ort als auch dem Backoffice die Arbeit erleichtert.