Ein Workflow bezieht sich auf die Abfolge von Aufgaben, Aktivitäten oder Prozessen, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Es ist im Wesentlichen eine strukturierte Abfolge von Arbeitsschritten, die von einer Person, einer Gruppe von Personen oder einem Computersystem durchgeführt werden. Workflows sind in nahezu allen Bereichen und Branchen anzutreffen, von der Fertigung über die Verwaltung bis hin zu Dienstleistungen.
Definition: Was ist ein Workflow?
Ein Workflow, auch bekannt als Arbeitsablauf, ist ein systematischer Prozess, der dazu dient, einem Team bei der Erreichung seiner Ziele zu unterstützen, indem er die richtigen Personen zur richtigen Zeit mit den passenden Informationen versorgt. Durch die Einrichtung eines Workflows können Informationen so strukturiert werden, dass sie nicht nur leicht verständlich, sondern auch wiederholbar sind. Zusätzlich ermöglichen gute Arbeitsabläufe die Automatisierung von Geschäftsprozessen, was zu einer spürbaren Steigerung der Effizienz und kürzeren Durchlaufzeiten führt.
Drei Phasen effektiver Prozesse
Um einen Workflow zu beschreiben, lassen sich effektive Prozesse grob in drei Phasen unterteilen: Konzeptionierung, Ausführung und Überprüfung.
| Konzeptionierung | Ausführung | Überprüfung |
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Was ist ein digitaler Workflow?
Ein digitaler Workflow transformiert manuelle Prozesse in automatisierte Schritte, indem er digitale Tools und Technologien wie eine Personaleinsatzplanung Software nutzt, um den Fluss der Arbeit zu beschleunigen und zu optimieren. Von der Erfassung von Daten bis zur Bereitstellung von Ergebnissen bietet ein Workflow Management System Effizienz und Flexibilität.
Digitale Workflows wiesen den Vorteil auf, dass sie leichter automatisiert werden können, was es den Mitarbeitenden ermöglicht, insbesondere bei einfachen Aufgaben erheblich Zeit zu sparen.
Wann kommt ein Workflow zum Einsatz?
Workflows entfalten ihre volle Wirkung sowohl auf Team- als auch auf Abteilungsebene, wenn sie strategisch eingesetzt werden. Durch eine gezielte Implementierung schaffen sie die notwendige Transparenz und Struktur, die es Ihrem Team ermöglichen, Ziele effizienter zu erreichen und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Ein effektiver Workflow kann in verschiedenen Szenarien eingesetzt werden, darunter zeitbasierte Projekte wie Marketing-Kampagnen, Onboarding-Programme für neue Mitarbeiter oder Beschaffungsprozesse. Darüber hinaus eignet er sich ideal für wiederkehrende Abläufe und fortlaufende Aufgaben wie die Erstellung von Inhaltskalendern, die Bearbeitung von IT-Anfragen und das Tracking von Fehlern. Durch die gezielte Anwendung von Workflows können Teams ihre Arbeitsabläufe optimieren und eine höhere Effizienz sowie eine verbesserte Zusammenarbeit erreichen.
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Was sind die Funktionen eines Workflows?
Auf einen Blick – die Hauptfunktionen eines Workflows sind:
- Modellierung: Die Erstellung und Visualisierung von Arbeitsabläufen in Form von Diagrammen oder anderen Modellen, um die Struktur und den Ablauf zu definieren.
- Automatisierung: Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben oder Schritten innerhalb des Workflows, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.
- Zuweisung von Aufgaben: Die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Personen oder Gruppen innerhalb der Organisation, zusammen mit Fristen und Prioritäten.
- Überwachung und Reporting: Die Überwachung des Fortschritts der Aufgaben und Aktivitäten innerhalb des Workflows sowie die Generierung von Berichten über Leistung, Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten.
- Integration: Die Integration mit anderen Systemen und Anwendungen, um nahtlos Daten auszutauschen und den Workflow mit externen Ressourcen zu verknüpfen.
Workflow Management Systeme können dazu beitragen, die Effizienz, Transparenz und Kontrolle über Arbeitsprozesse in einer Organisation zu verbessern, was wiederum zu einer gesteigerten Produktivität und Qualität führen kann.
Welche Bedeutung haben Workflows für Unternehmen?
Die Bedeutung von Workflows in Unternehmen ist kaum zu überschätzen, da sie die Grundlage für effiziente Arbeitsprozesse bilden. Die Organisation dieser Abläufe, angefangen von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Organisationsstrukturen, ist von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Betrieb. Doch oft stehen Unternehmen vor Herausforderungen, die sich aus den gewachsenen Strukturen ergeben. Diese können die Arbeitsabläufe erschweren und zu Unstimmigkeiten führen, insbesondere wenn Aktivitäten nicht optimal aufeinander abgestimmt sind. Divergenzen zwischen Abteilungen und Aufgabenbereichen sind keine Seltenheit und können die Effizienz beeinträchtigen. Daher ist es von großer Bedeutung, Workflows kontinuierlich zu analysieren, anzupassen und zu optimieren, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten und den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern.
Diese Vorteile bieten individuelle Workflows für Betriebe
- Sicherstellung der Arbeitsabläufe und Steigerung der Qualität: Durch die Verwendung von Vorlagen und klaren Regeln reduzieren sich Fehler, was die Qualität erhöht. Management-Systeme unterstützen zudem die Einhaltung der Abläufe.
- Optimierung der Arbeitsabläufe und Steigerung der Effizienz: Vorgaben und Regeln beschleunigen Durchlaufzeiten und minimieren Wartezeiten. Eine reibungslose Funktionsweise steigert die Effizienz der Ergebnisproduktion.
- Erhöhung der Transparenz: Klare Abläufe und definierte Zustände ermöglichen eine bessere Sichtbarkeit über den Fortschritt und die Verantwortlichkeiten innerhalb eines Projekts.
- Verbesserung der Kommunikation: Durch automatische Benachrichtigungen über neue Aufgaben wird der Informationszugang erleichtert, was die Effizienz steigert und unnötige Kommunikation reduziert.
- Verbesserung der Zusammenarbeit: Die Notwendigkeit, auf die Vorarbeit anderer Teammitglieder zurückzugreifen, fördert die Teamarbeit und das gemeinsame Verständnis.
- Bereitstellung aktueller Informationen für bessere Entscheidungen: Das Monitoring ermöglicht Führungskräften den Zugang zu aktuellen Statusinformationen, die für fundierte Entscheidungen entscheidend sind.
- Steigerung der Produktivität: Ohne die Qualität zu beeinträchtigen oder die Kosten zu erhöhen, werden Produktivität und Ressourcenplanung verbessert.
- Beseitigung von Informationsbarrieren: Durch eine zentral zugängliche Informationsquelle wird die manuelle Informationsbeschaffung und doppelte Arbeit minimiert.
- Klarheit und Vermeidung von Unklarheiten: Teammitglieder verstehen klar, wie ihre Arbeit zu gemeinsamen Zielen beiträgt, und können sich auf wirkungsvolle Tätigkeiten konzentrieren.
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Wie ist ein Workflow aufgebaut?
Es ist wichtig zu verstehen, wie ein solcher grundsätzlich aufgebaut ist und welche Komponenten einen Workflow ausmachen.
Ein Workflow beginnt mit einem Auslöser, der als Trigger fungiert. Ebenso benötigt er einen Endpunkt, um festzustellen, wann der Workflow abgeschlossen ist. Er umfasst eine Reihe von Arbeitsschritten, die sequenziell oder parallel ablaufen können. Dabei ist es wichtig, einen Zustand zu definieren, der angibt, ob eine Aktivität erfolgreich abgeschlossen wurde oder nicht.
Um die Prozesse klar zu strukturieren, werden den Aktivitäten verschiedene Beteiligte zugeordnet, darunter Personen und Systeme. Zudem gehört zur Struktur eines Workflows auch eine Dokumentenstruktur, die allen Beteiligten zentral zugänglich ist. Auf diese Weise stellt der Workflow Informationen, Werkzeuge und Dokumente bereit, wenn sie für die Durchführung der Aktivitäten benötigt werden.
So wird ein Workflow erstellt
Bei der Erstellung eines Workflows sollten diese Schritte beachtet werden:
Überblick verschaffen
Zunächst ist ein umfassender Überblick über die etablierten Prozesse im jeweiligen Unternehmen wichtig. Falls keine klare Übersicht vorhanden ist, sollten einzelne Prozesse zu Beginn definiert und skizziert werden.
Geschäftsprozess-Modellierung
Anschließend folgt die Geschäftsprozess-Modellierung. Hierbei wird festgelegt, wer, wann und was im Prozess durchgeführt werden muss. Dieser Schritt dient dazu, den Ablauf des Prozesses zu strukturieren, zu planen und das Workforce Management innerhalb des Unternehmens zu voranzutreiben.
Workflow-Modellierung
Aufbauend auf der Geschäftsprozess-Modellierung folgt die Workflow-Modellierung. Bestimmen Sie, welche Systeme den entsprechenden Geschäftsprozess technisch unterstützen können. Zerlegen Sie den Prozess in kleinste Arbeitsschritte, die technisch automatisiert werden können.
Überprüfung und Anpassung
Abschließend erhalten Sie einen Workflow, den Sie regelmäßig überprüfen und anpassen sollten, um sicherzustellen, dass er den aktuellen Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Die Visualisierung des Workflows ist von entscheidender Bedeutung, um effektiv mit ihm zu arbeiten. In der Regel werden dafür Projektmanagement-Tools oder -Softwares verwendet. Diese Tools ermöglichen eine übersichtliche Darstellung der Arbeitsabläufe, was die Effizienz und Produktivität im Arbeitsalltag steigert.
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