Ein Workflow Management System (WfMS) ist eine Softwareanwendung, welche entwickelt wurde, um die Koordination, Automatisierung und Überwachung von Workflows in einer Organisation zu erleichtern. Ein solches System hilft bei der Organisation von Aufgaben, der Zuweisung von Verantwortlichkeiten, dem Austausch von Informationen und der Verfolgung des Fortschritts innerhalb eines Arbeitsablaufs.
Was ist ein Workflow Management System (WfMS)?
Ein Workflow-Management-System (WfMS) steuert sämtliche Workflows im Unternehmen und bietet dabei mindestens drei wesentliche Funktionen:
Das WfMS ermöglicht die grafische Darstellung komplexer Arbeitsabläufe für eine bessere Handhabung. Vor der Modellierung müssen die Arbeitsabläufe erfasst, in Teilabschnitte gegliedert und genau beschrieben werden. Das System unterstützt während der Modellierung mit visuellen Darstellungen, einschließlich Strukturbaum, Verzweigungen und Bedingungen. Nach Fertigstellung des Workflow-Modells kann dieses durch Simulation getestet werden, um Fehlerfreiheit und Funktionalität zu überprüfen.
Um Workflow-Modelle auszuführen, instanziiert das WfMS genaue Vorgänge für spezifische Fälle. Es hat eine Vorstellung davon, mit welchen Daten, Personen und Anwendungen es interagieren kann. Das System ermittelt die geeigneten Bearbeiter und Programme für jeden Teilschritt und führt den Workflow mit den entsprechenden Programmen aus.
Ein zentrales Merkmal des WfMS ist das Monitoring der laufenden Arbeitsschritte und die Analyse bereits durchgeführter Prozesse. Dies hilft bei der Fehleridentifikation und bietet eine Grundlage für die Optimierung von Workflows. Darüber hinaus ermöglicht es die Erstellung aussagekräftiger Reports und Statistiken zur nachhaltigen Verbesserung der Arbeitsabläufe im Unternehmen.
Aus diesen Komponenten besteht ein Workflow Management System
Ein Workflow Management System besteht aus drei wesentlichen Komponenten: Entwurf, Ausführung und Überwachung. Im Entwurf werden Geschäftsprozesse modelliert und Verantwortlichkeiten sowie Ressourcen festgelegt. Die Ausführung erfolgt durch eine Workflow-Engine, die Aufgaben gemäß den definierten Abläufen und Regeln koordiniert und überwacht. In der Überwachung werden die Workflows analysiert, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Optimierungen vorzunehmen. Diese Komponenten ermöglichen eine effiziente Gestaltung, Durchführung und Optimierung von Geschäftsprozessen.
In dieser Phase werden die Geschäftsprozesse modelliert. Dabei wird der geplante Ablauf durch die Abfolge von Arbeitsschritten definiert, Regeln werden festgelegt und die Verantwortlichkeiten werden bestimmten Personen, Rollen oder Teams zugewiesen. Zudem werden die relevanten Dokumente und IT-Systeme für die Ausführung der Arbeitsschritte festgelegt.
Die modellierten Abläufe werden durch eine Workflow-Engine ausgeführt. Gemäß den vordefinierten Regeln und Reihenfolgen werden Aufgaben, Dokumente und Informationen von einem Prozessteilnehmer zum nächsten weitergeleitet. Die Workflow-Engine überwacht die Einhaltung der Prozessschritte und initiiert nach Abschluss neue Arbeitsschritte.
Eine weitere wichtige Komponente ist das Monitoring. Mithilfe dieser Funktion können umfassende Analysen und Vergleiche der einzelnen Vorgänge in den Workflows durchgeführt werden. Dadurch können Verbesserungspotenziale identifiziert werden, die als Grundlage für die Optimierung des ursprünglichen Prozessmodells dienen und dem Team den neuen, verbesserten Arbeitsablauf vorgeben.
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Was sind die Ziele von einem Workflow Management System?
Die Abwicklung von Rechnungen oder die Genehmigung von Urlaubsanträgen sind typische Workflows. Das Hauptziel des Workflow-Managements besteht darin, eine große Anzahl von Mitarbeitern und Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, bei der Durchführung einzelner Arbeitsschritte zu koordinieren und den Ablauf der Einsatzplanung zu überwachen.
Dabei wird angestrebt, den Prozess möglichst effizient zu planen, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten und Fehler während der Ausführung zu minimieren. Während ein Workflow auf ein spezifisches Ergebnis abzielt, wie z.B. die Bearbeitung einer Rechnung, zielt das Workflow Management darauf ab, bessere Ergebnisse im Hinblick auf bestimmte Ziele zu erzielen, wie z.B. die Erhöhung der Durchlaufgeschwindigkeit.
Warum ist Workflow-Management wichtig?
Von einem umfassenden Blickwinkel aus betrachtet, fungieren Workflow Management Systeme als Brücke zwischen der strategischen Unternehmensplanung des Managements und den Geschäftszielen auf der einen Seite und dem operativen Prozessmanagement auf der anderen. Idealerweise erfolgt eine kontinuierliche Verknüpfung beider Ebenen durch Berichte und Analysen aus dem Workflow Management System. Auf operativer Ebene verbessert ein WfMS die Zusammenarbeit, macht sie transparenter und effizienter.
Die Vorteile von Workflows sind vielfältig
- Gewährleistung der Prozesstreue durch die Einhaltung der Reihenfolge der Arbeitsschritte
- Bereitstellung relevanter Informationen für alle Beteiligten
- Schaffung von Transparenz
- Automatisierte Zuweisung von Aufgaben an die entsprechenden Beteiligten
- Vereinfachtes Monitoring der Abläufe
- Einfachere Identifizierung von Problemen und Schwachstellen
Obwohl digitale Workflow Management Systeme die Standardisierung vorantreiben, bieten moderne Systeme dynamisch anpassbare Workflows und Ad-hoc-Workflows, welche die Arbeitsabläufe im Unternehmen sowie das Projektmanagement erheblich vereinfachen und schlanker gestalten.
Über welche Funktionen verfügt ein Workflow Management System?
- Grafische Prozessmodellierung zur Definition von Workflows in verschiedenen Modellierungssprachen
- Automatisierung von Geschäftsprozessen direkt aus der Modellierung
- Einsatz von Softwarerobotern zur Reduzierung manueller Tätigkeiten
- Effizientes Aufgabenmanagement durch systemgesteuerte Prozesse
- Benachrichtigungen bei Workflow-Anpassungen und Zuweisung neuer Aufgaben
- Umfassende Kollaborationsmöglichkeiten für Prozessteilnehmer
- Integriertes Dokumentenmanagement-System mit Daten-Import und -Export
- Individuell konfigurierbare Zugriffsberechtigungen
- Ganzheitliche Prozesskontrolle durch umfangreiches Monitoring zur kontinuierlichen Verbesserung
- Nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft und Möglichkeit zur Einbindung von Drittsystemen wie ERP-Systemen
- Automatisierte Beantwortung von Fragen dank integriertem KI-Chat-Bot
- Intelligente Zusammenfassung von Tickets für einen optimalen Überblick
- Schnelle Identifikation aller Ticket-Beteiligten, um alle relevanten Personen sofort erreichen zu können
- Effiziente PDF-Analyse, um benötigte Informationen aus Dokumenten schnell extrahieren zu können
- Automatische Textkorrekturen und -übersetzungen für minimierte Fehler
Diese Funktionalitäten machen deutlich, dass ein Workflow Management System ein technologisch anspruchsvolles Tool ist, dessen konkrete Ausgestaltung je nach Lösung und Anbieter variieren kann.
Wie kann ich ein Workflow Management System in meine IT-Infrastruktur einbinden?
Bei der Auswahl eines Workflow Management Systems ist es wichtig sicherzustellen, dass es reibungslos in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden kann und die Funktionalitäten den spezifischen Anforderungen und dem Anwendungsfall gerecht werden. Die Software sollte an das Corporate Design angepasst und mit weiteren Systemen verknüpft werden können. Zudem sind Schnittstellen zu anderen Systemen erforderlich, um bestehende Ressourcen zu importieren, sowie die Möglichkeit, Daten aus dem System in andere Anwendungen zu exportieren.
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Wie wähle ich das für mich richtige System?
Bei der Auswahl der geeigneten Workflow Management Software ist Folgendes zu beachten:
FAQ zu Workforce Management Systemen
Ein Workflow Management System ermöglicht die Steuerung, Überwachung und Analyse digitalisierter und automatisierter Geschäftsprozesse durch eine Software-Lösung. Diese Systeme können als SaaS über die Cloud oder On-Premises implementiert werden. Sie bieten vorkonfigurierte Optionen für Standard-Prozesse sowie die Umsetzung komplexer individueller Prozesse.
Ein Workflow bezeichnet die Abläufe und Prozesse, denen wir in verschiedenen Arbeitsbereichen begegnen. Dabei werden involvierte Personen, Zeitabläufe, Rollen, Rechte und technische Hilfsmittel definiert.
Workflow Management Systeme dienen nicht nur zur Steuerung von Arbeitsprozessen, sondern auch als Architektur integrierter Informationssysteme. Sie ermöglichen die präzise Definition von Ausgangspunkt, Ablauf und Endpunkt eines Workflows, um wiederkehrende Prozesse zu optimieren und zu strukturieren.
Ein Geschäftsprozess umfasst eine Abfolge von Aktivitäten in einem zeitlich logischen Kontext, während ein Workflow die Koordinierung einzelner Arbeitsabläufe beschreibt. Die Analyse aus dem Prozessmanagement kann jedoch als Grundlage für die Definition von Workflow-Aufgaben dienen.
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