Um in einem sich ständig wandelnden Umfeld wie der digitalen Transformation und unerwarteten Krisen zu bestehen, ist Agilität und Flexibilität für Unternehmen unerlässlich. Hier kommt Workforce Management (WFM) ins Spiel – der Schlüssel zum Erfolg.
WFM beinhaltet alle Prozesse zur Optimierung der Personalplanung und Einsatzplanung, um die Produktivität zu steigern. Von Performance Management bis hin zu HR-Analysen zielt es darauf ab, Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Entdecken Sie in unserem Artikel, wie WFM Ihnen helfen kann, sich in einem hart umkämpften Markt zu behaupten und Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Was ist Workforce Management?
Workforce Management (WFM) ist ein strategischer Ansatz zur effektiven Verwaltung der Arbeitskräfte eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden, um die Geschäftsziele zu erreichen. Es umfasst verschiedene Aspekte der Personalplanung, -steuerung und -optimierung.
Welches Ziel verfolgt WFM?
Workforce Management hat das Ziel, sicherzustellen, dass die passenden Talente:
- zur richtigen Zeit,
- in der richtigen Anzahl,
- am richtigen Ort,
- mit den geeigneten Aufgaben und
- den verfügbaren Ressourcen
ihrer Arbeit nachgehen können.
Effektives Workforce Management trägt dazu bei, die Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit zu steigern, Betriebskosten zu senken und die Servicequalität zu verbessern. Kurzum, Prozesse lassen sich effektiver gestalten und Kosten werden kontrolliert. Oftmals unterstützt der Einsatz einer speziellen Software das Workforce Management und hilft dabei, Arbeitsabläufe zu automatisieren, Daten zu verwalten und fundierte Entscheidungen bei der Ressourcenplanung treffen zu können.
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Welche wichtigen Elemente umfasst das Workforce Management?
Effektives Workforce Management umfasst wesentliche Elemente zur optimalen Nutzung von Personalressourcen. Die Bedarfsprognose analysiert historische Daten, Trends und Geschäftsanforderungen, um den zukünftigen Personalbedarf vorherzusagen. Auf dieser Basis erfolgt die Personalplanung und -zuweisung, bei der Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeit zugewiesen werden. Die Einsatzplanung und -optimierung zielt darauf ab, Arbeitspläne effizient zu gestalten und Leerlaufzeiten zu minimieren.
Leistungsüberwachung und -management stellen sicher, dass Mitarbeiter die erwarteten Standards erfüllen und bieten Feedback sowie Anreize zur Verbesserung. Zeiterfassung und -management unterstützen die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen. Schließlich gewährleistet die Schicht- und Urlaubsplanung einen reibungslosen Betriebsablauf und fördert eine ausgewogene Work-Life-Balance.
Die Analyse von historischen Daten, Trends und Geschäftsanforderungen, um den zukünftigen Personalbedarf vorherzusagen. Dies umfasst die Prognose von Arbeitsvolumen, Nachfrage nach Produkten oder Dienstleistungen und anderen Faktoren, die die Arbeitsbelastung beeinflussen.
Die Zuweisung von Mitarbeitern zu bestimmten Aufgaben, Schichten, Projekten oder Standorten basierend auf den prognostizierten Anforderungen, Mitarbeiterfähigkeiten, Verfügbarkeit und Präferenzen.
Die Feinabstimmung der Einsatzpläne, um die Effizienz zu maximieren, z. B. durch die Minimierung von Leerlaufzeiten, die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Berücksichtigung von Arbeitszeitgesetzen und -vorschriften.
Die Überwachung der Mitarbeiterleistung, um sicherzustellen, dass sie die erwarteten Standards erfüllen, und die Bereitstellung von Feedback, Schulungen oder Anreizen zur Leistungsverbesserung.
Die Verfolgung von Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten der Mitarbeiter, um die Gehaltsabrechnung, Arbeitszeitregelungen und die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen.
Die Planung von Arbeitszeiten, Schichten und Urlauben, um sicherzustellen, dass der Betrieb reibungslos läuft und die Mitarbeiter eine ausgewogene Work-Life-Balance haben.
Workforce Management vs. Personalplanung – wo liegt der Unterschied?
Workforce Management und Personalplanung sind eng miteinander verbundene Konzepte im Personalmanagement. Während die Personalplanung sich jedoch hauptsächlich auf die Besetzung von Arbeitsplätzen konzentriert, umfasst das Workforce Management einen ganzheitlichen Ansatz. Es beinhaltet nicht nur die Personalbeschaffung, sondern auch die Analyse, Planung und Steuerung von Mitarbeitenden anhand der Unternehmensziele und -bedürfnisse. Dadurch trägt Workforce Management dazu bei, die Effizienz und Produktivität des Personals zu maximieren und die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen.
So funktioniert Workforce Management
Für die erfolgreiche Umsetzung von Workforce Management gibt es verschiedene Modelle. Ein gemeinsames Merkmal ist der kontinuierliche Kreislauf von vorbereitenden Analysen über Planung und Steuerung bis zur Arbeitszeiterfassung, begleitet von einem permanenten Controlling. Ein effektives Workforce Management zeichnet sich durch die nahtlose Verzahnung dieser Prozessschritte aus, die ineinandergreifen und nicht isoliert nebeneinander stehen.
Eine mögliche Prozesskette für Workforce Management umfasst folgende Schritte:
- Optimierung der Personalstruktur für Teams, Bereiche und Betriebe.
- Bestimmung der benötigten Mitarbeiter:innen.
- Festlegung von Einsatzzeitpunkt, -dauer, Standort und Qualifikation.
- Identifikation relevanter Einflussgrößen für den Personalbedarf.
- Verteilung dieser Einflussgrößen über verschiedene Zeiträume.
- Berücksichtigung von Sondereffekten wie Marketingaktionen oder saisonalen Schwankungen.
- Ermittlung der Arbeitsaufwände für bestimmte Aufgaben.
- Quantitative Planung, um Personalbedarf und -bestand abzugleichen.
- Qualitative Planung, um Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen an Anforderungen anzupassen.
- Berücksichtigung zeitlicher und räumlicher Aspekte sowie saisonaler Spitzen.
- Auswahl von Modellen zur Deckung operativer, umsatzorientierter und serviceorientierter Ansprüche.
- Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen.
- Erfassung und Berechnung von Arbeitszeiten und Überstunden.
- Überprüfung der Prognosen.
- Bewertung der Wirksamkeit getroffener Maßnahmen.
- Identifizierung von Optimierungsbedarf.
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Wie kann ich Workforce Management erfolgreich umsetzen?
Workforce Management ist von entscheidender Bedeutung, um sich für die Zukunft zu rüsten. Mit einer umfassenden Workforcemanagement-Software können Unternehmen alle HR-Prozesse nahtlos integrieren – von der Personalbeschaffung bis zur Arbeitszeiterfassung.
Eine All-in-One-Software ist oft die beste Lösung, da Workforce Management hauptsächlich auf Datenerfassung, -analyse und -auswertung basiert. Es ist entscheidend, dass vorhandene und erhobene Daten schnell und problemlos zur Verfügung stehen.
Mit den neuesten KI-gestützten Funktionen wird die Ticketbearbeitung deutlich vereinfacht. Der integrierte Chat-Bot hilft Ihnen, schnell Antworten zu finden, indem er ähnliche Tickets anzeigt und den Verlauf zusammenfasst. Die semantische Suche versteht Bedeutungen und erkennt verwandte Begriffe, wie „Maschine macht Geräusche“ und „Maschine ist laut“. Durch die KI-basierte PDF-Analyse liefert ChatGPT präzise Antworten aus Ihren Dokumenten. Zusätzlich können Sie mit ChatGPT Texte schnell übersetzen, korrigieren und generieren – alles für eine effizientere und smartere Arbeitsweise
Schließlich legen die zentrale Abwicklung und einheitliche Datenspeicherung den Grundstein für präzise Analysen und zukunftsweisende Prognosen. Dies ermöglicht strategische Entscheidungsfindung und befördert die HR-Abteilung von einer administrativen Rolle hin zu einem strategischen Partner der Geschäftsführung. Wir bieten diese Vorteile sowohl für mittelständische Unternehmen als auch für globale Player, um ihre HR-Funktionen effizienter und wirksamer zu gestalten.
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