Plantafel

Die Plantafel (auch Einsatz-Planungstafel) ist das zentrale Werkzeug für Disponenten, um Einsätze von Technikern zu planen und zu visualisieren. Historisch war die Plantafel ein großes Wandbrett mit Magnetstreifen oder Karten, heute ist sie in der FSM-Software digital umgesetzt.

Wie funktioniert die Plantafel? Typischerweise hat man auf der Y-Achse eine Liste von Ressourcen gruppiert nach Teams oder Standorten und auf der X-Achse eine Zeitachse (Tage, Wochen). Ein geplanter Einsatz erscheint dann als Einsatzbalken in der Zeile des jeweiligen Technikers von Start- bis Endzeit. Der Disponent kann so alle Einsätze im zeitlichen Zusammenhang sehen. Überschneidungen (ein Techniker doppelt verplant) werden sichtbar und können vermieden werden.

Die digitale Plantafel bietet gegenüber den analogen enormen Vorteilen: Drag-and-Drop-Planung, Filtermöglichkeiten (z. B. zeige nur bestimmte Teams oder nur bestimmte Auftragsarten), Zoomstufen (Tages-, Wochen-, Monatsansicht), Legenden für Farben/Kategorien und integrierte Info-Fenster.

Man kann auch statt nach Personen nach Maschinen, Kunden oder Projekten anzeigen lassen, um andere Planungsfragen zu beantworten.

Interaktivität: Ein Disponent kann neue Einsätze direkt auf der Tafel anlegen (z. B. per Doppelklick in einen freien Slot), bestehende per Maus verschieben oder verlängern. Die Software prüft im Hintergrund Regeln, wie die Verfügbarkeit, Überbuchungen, Skills und vielen mehr und aktualisiert verknüpfte Daten in Echtzeit. Änderungen auf der Plantafel können wiederum automatisch an den Techniker (über die Techniker-App) gemeldet werden, damit dieser seinen neuen Plan kennt.

Farbcodierung und Legenden: Jede Plantafel arbeitet mit visuellen Markierungen. Daneben spezielle Symbole für Abwesenheiten. FSM-Systeme erlauben zudem farbliche Kennungen der Balken, sodass man auf einen Blick z. B. Urlaub vs. Auftrag unterscheiden kann. Auch der Fortschrittsgrad eines Einsatzes kann angezeigt werden, etwa durch eine Schraffierung oder einen kleinen Prozentbalken.

Zusammenspiel mit anderen Modulen: Die Plantafel greift auf viele Daten zu: Auftragsdaten (aus Ticket/Projekt-Modul), Ressourcendaten (Verfügbarkeit, Skills), Wartungsverträge (geplante Termine) usw. Änderungen auf der Tafel können automatische Prozesse anstoßen, etwa werden Kunden automatisch per E-Mail informiert, wenn ihr Termin verschoben wurde. Umgekehrt fließen Rückmeldungen der Techniker (z. B. Arbeit begonnen/abgeschlossen) zurück und können auf der Tafel erscheinen.

Die Plantafel ist für den Dispatcher, was das Cockpit für den Piloten ist. Ohne sie ist Navigation kaum möglich. Hier laufen alle Fäden zusammen, und daher muss sie benutzerfreundlich und performant sein, auch wenn hunderte Einsätze dargestellt werden.

Ein Praxisvorteil: Ein Blick auf die Plantafel am Morgen zeigt dem Disponenten alles: Wer ist heute unterwegs, wer noch frei? Welche Aufträge sind noch ungeplant? Dank Plantafel lassen sich Termine auch koordiniert verschieben, z. B. wenn ein Techniker ausfällt, kann man seine Einsätze gebündelt einem Kollegen zuweisen und sieht sofort, wie dessen Tag damit aussieht.

Nicht zuletzt fördert die Plantafel auch die Kommunikation: Viele Serviceleiter nutzen sie im Teammeeting, um die Wochenplanung zu besprechen, da sie ein anschauliches Bild liefert. Die digitale Plantafel kann oft auf Großbildschirm gezeigt oder via Web geteilt werden, sodass alle Beteiligten, Disposition, Serviceleitung, vielleicht Vertrieb und Support einen gemeinsamen Informationsstand haben.