Grobplanung

Grobplanung ist die Planung auf hoher Ebene und längerfristiger Sicht, die als Vorstufe zur Feinplanung dient. In der Grobplanung werden Ressourcen und Tätigkeiten in einem größeren zeitlichen Rahmen eingeplant, jedoch noch ohne alle Details. Man könnte sagen, es ist die Vorplanung mit einem groben Pinselstrich, bevor der Feinschliff erfolgt.

Kennzeichen der Grobplanung sind ein langer Planungshorizont und aggregierte Daten. Beispielsweise könnte ein Serviceleiter für das kommende Quartal grob verplanen, wie viele Technikerwochen für ein bestimmtes Großprojekt benötigt werden oder in welchem Monat welche Wartungswellen anstehen. Dabei werden konkrete Tagestermine noch nicht festgelegt, sondern nur Zeitblöcke oder Kontingente. So entsteht ein Überblick über die Auslastung und den Personalbedarf in der Zukunft, ohne sich auf einzelne Tage festzulegen.

Typische Instrumente der Grobplanung sind Projektpläne, Jahres-Servicepläne oder Kapazitätsplanungs-Tools. Im Innosoft-System findet Grobplanung z. B. im Projektmanagement-Modul statt: Dort werden Projekte mit Phasen, Meilensteinen und geschätztem Aufwand angelegt. Ein Projekt kann eine Phase mit Aufwand 60 Personentagen enthalten, das wäre Grobplanung. Die Feinplanung würde dann später konkrete Techniker im Juli, August, September dafür einteilen.

Die Grobplanung berücksichtigt auch Abhängigkeiten und Prioritäten auf höherer Ebene. Etwa: In KW 40 muss Werk X wegen Wartung stillstehen, also wird dort Personal eingeplant und andere Projekte zurückgestellt.

Ein wichtiger Zweck der Grobplanung ist die Vorlaufzeit für Vorbereitung zu schaffen. Sind im nächsten Halbjahr bestimmte Peaks erkennbar (z. B. viele Installationen nach einem Großverkaufserfolg), kann frühzeitig reagiert werden, z. B. durch Leihpersonal, Schulung weiterer Mitarbeiter oder Verschiebung nicht dringender Aufgaben. Ohne Grobplanung würde man solche Engpässe oft erst merken, wenn es zu spät ist.

Auch im Vertrieb und Vertragsmanagement ist Grobplanung relevant: Wartungsverträge etwa definieren die Intervalle (z. B. halbjährlich). Der Servicebereich nimmt diese Pläne und richtet grob ein, in welchen Monaten die jeweiligen Wartungen ungefähr stattfinden sollen (z. B. alle HV-Trafostationen im Frühjahr und Herbst). Erst später werden die exakten Termine fixiert.

Die Grobplanung und Feinplanung sind also eng verzahnt. Die Grobplanung liefert den Rahmen (was muss grundsätzlich wann passieren, mit welchem Aufwand), die Feinplanung füllt diesen Rahmen aus. Beide zusammen ergeben die Gesamtplanung.

Moderne FSM-Software wie Innosoft unterstützt beides: Vom Projektportfolio-Management bis zur tagesgenauen Einsatzsteuerung. Indem man die Grobplanung im System festhält, kann man jederzeit soll/ist Vergleiche anstellen, z. B. sehen, ob die eingeplanten Ressourcen noch ausreichen oder ob Planabweichungen auftreten.

Kurz gesagt: Grobplanung ist strategisch und langfristig, Feinplanung operativ und kurzfristig. Eine solide Grobplanung ist Voraussetzung, um in der Feinplanung nicht ins Chaos zu geraten, und umgekehrt macht die Feinplanung die Ziele der Grobplanung erst erreichbar.