Die Reisekostenerfassung ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensverwaltung, insbesondere in Unternehmen, in denen Mitarbeitende regelmäßig geschäftlich unterwegs sind. Die Innosoft Mobile App wurde speziell für Techniker im Außendienst entwickelt, um Arbeitsabläufe zu optimieren und den gesamten Prozess effizienter zu gestalten. Sie bietet eine zentrale Plattform für die Übersicht aller zugewiesenen Einsätze, Dokumentation, Materialübersicht und Zeiterfassung, wodurch alle relevanten Informationen jederzeit und überall verfügbar sind.
Ein besonderer Vorteil ist die Offline-Funktionalität, die sicherstellt, dass Techniker auch ohne Internetverbindung auf ihre Einsatzdaten zugreifen und Berichte erfassen können. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden alle Änderungen automatisch oder manuel vom Techniker synchronisiert. Dadurch bleibt der gesamte Serviceprozess durchgehend dokumentiert, ohne dass Daten verloren gehen.
Die App läuft auf Smartphones und Tablets mit Android- und iOS-Betriebssystemen und kann zudem auf Windows-Rechnern genutzt werden.
Definition: Was ist eine Reisekostenerfassung?
Die Reisekostenerfassung beinhaltet die Aufzeichnung und Abrechnung aller Kosten, die während einer Dienstreise anfallen. Dazu zählen:
- Fahrkosten (z. B. für Bahn, Flugzeug, Mietwagen oder private Fahrzeuge)
- Verpflegungsmehraufwand (pauschale Zuschüsse für Mahlzeiten)
- Übernachtungskosten (z. B. Hotelrechnungen)
- Nebenkosten (z. B. Parkgebühren, Telefonkosten, Maut)
Ein effizienter Prozess ist hierbei entscheidend, um diese Ausgaben ordnungsgemäß zu dokumentieren, steuerliche Vorgaben einzuhalten und den Mitarbeitenden die Erstattung ihrer Auslagen zu erleichtern.
Reisekostenerfassung: Einsatzplanung und Kundendaten jederzeit verfügbar
Durch die digitale Einsatzplanung behalten Techniker stets den Überblick über ihre anstehenden Einsätze/Aufträge. Ein integrierter Kalender zeigt alle geplanten Einsätze übersichtlich an, inklusive relevanter Kunden- und Maschinendaten.
Die Kontaktübersicht bietet schnellen Zugriff auf wichtige Ansprechpartner, sodass Servicetechniker direkt mit ihnen kommunizieren können. Telefonnummern und E-Mail-Adressen sind direkt hinterlegt, sodass Anrufe oder Nachrichten bequem aus der App heraus gestartet werden können. Zudem lassen sich Einsatzorte mit einem Klick an Navigations-Apps wie Google Maps oder Apple Karten übergeben.
Die Innosoft Mobile App bietet eine Zeiterfassung, die alle relevanten Arbeitszeiten dokumentiert. Mithilfe einer Stoppuhrfunktion können Techniker mit nur wenigen Klicks ihre Arbeits-, Reise- und Wartezeiten erfassen, wodurch keine nachträglichen Einträge notwendig sind.
Eine Historie von Zeiterfassungen enthält Arbeitszeiten, welche nachträglich zu bearbeiten und für die Abrechnung oder interne Auswertungen zu nutzen.
Ein zentraler Bestandteil der App ist die digitale Berichterstellung. Techniker können individuelle oder vorgefertigte Checklisten nutzen, um Wartungs- und Reparaturarbeiten detailliert zu dokumentieren. Es besteht die Möglichkeit, dass alle erfassten Informationen direkt in einen digitalen Servicebericht übernommen werden, der sofort aus der App heraus per E-Mail an Kunden oder das Backoffice versendet werden kann.
Eine besonders nützliche Funktion ist die digitale Signatur, die es ermöglicht, dass Kunden Berichte oder Abnahmenachweise direkt auf dem mobilen Endgerät unterschreiben. Dies sorgt für eine papierlose und schnelle Abwicklung, wodurch Wartezeiten und nachträglicher Verwaltungsaufwand reduziert werden.
Die App bietet eine integrierte Verwaltung für Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien, die Technikern jederzeit Einblick in verfügbare Einzelteile ermöglicht. Diese können direkt über die App einem Einsatz zugeordnet oder nachbestellt werden.
Besonders praktisch ist die Barcode- und QR-Code-Scanner-Funktion, mit der Ersatzteile einfach gescannt und automatisch erfasst werden. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe von Artikelnummern, was Fehler reduziert und den gesamten Prozess erheblich beschleunigt.
Mit der integrierten Fotofunktion können Techniker direkt vor Ort Bilder von Maschinen, Schäden oder durchgeführten Reparaturen aufnehmen und diesen den jeweiligen Einsätzen zuordnen. So entsteht eine lückenlose visuelle Dokumentation, die im Bedarfsfall als Nachweis oder für spätere Referenzen genutzt werden kann.
Zusätzlich bietet die App die Möglichkeit, auf wichtige technische Dokumente wie Schaltpläne, Bedienungsanleitungen oder Sicherheitsrichtlinien zuzugreifen. Dies erleichtert die Arbeit vor Ort erheblich, da Techniker keine physischen Handbücher mitführen müssen und alle relevanten Informationen in Sekunden abrufen können.
Die Innosoft Mobile App ermöglicht das Erstellen von Wochen- und Monatsberichten. Diese bieten einen vollständigen Überblick über alle durchgeführten Einsätze, erfassten Arbeitszeiten und verwendeten Materialien.
Dadurch haben Unternehmen jederzeit eine transparente Übersicht über den aktuellen Stand der Einsätze und können die gesammelten Daten effizient für Abrechnungen, interne Analysen oder Qualitätskontrollen nutzen.
Einfache und transparente Reisekostenerfassung
Die Innosoft Mobile App erleichtert die Erfassung und Verwaltung von Reisekosten für Außendiensttechniker. Während der Einsatzplanung oder direkt während der Fahrt können Fahrtkosten, Übernachtungspauschalen, Verpflegungsmehraufwand und sonstige Auslagen direkt in der App dokumentiert werden.
Dank der intuitiven Eingabemaske lassen sich alle relevanten Informationen schnell und einfach erfassen. Belege können direkt per Foto hochgeladen und den entsprechenden Einsätzen oder Reisen zugeordnet werden, sodass eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist.
Durch die automatische Berechnung von Kilometerpauschalen und die direkte Zuordnung zu Einsätzen oder Kundenprojekten sparen Unternehmen wertvolle Zeit bei der Abrechnung. Nach der Synchronisation stehen die erfassten Daten dem Backoffice sofort zur Verfügung und können direkt für die Reisekostenabrechnung genutzt werden.
Ihre Vorteile dank Reisekostenerfassung
Mit der Innosoft Mobile App erhalten Unternehmen eine leistungsstarke und flexible Lösung für den modernen Service-/Außeneinsatz. Sie ermöglicht eine vollständig digitale Verwaltung von Einsätzen, eine transparente Zeiterfassung, ein effizientes Materialmanagement sowie eine lückenlose Dokumentation aller Serviceleistungen.
Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme, die umfassenden Berichts- und Dokumentationsfunktionen sowie die einfache Bedienung reduziert die App den administrativen Aufwand erheblich und steigert gleichzeitig die Produktivität. Unternehmen profitieren von einer optimierten Planung, besserer Nachverfolgbarkeit und einer höheren Servicequalität, während Servicetechniker dank digitaler Unterstützung effizienter arbeiten können.
Profitieren Sie auch vom Innosoft KI-Support. Integrierte KI-Funktionen sorgen für eine schnelle automatisierte Beantwortung von Fragen, Textkorrekturen und -Übersetzungen, intelligenten Zusammenfassungen, Analysen und eine effiziente Ticketbearbeitung.
Reisekostenerfassung: Einfach, effizient und übersichtlich
Machen Sie die Erfassung von Reisekosten so unkompliziert wie möglich. Automatisierte Prozesse sparen Zeit, minimieren Fehler und sorgen dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Mit Innosoft optimieren Sie Ihre Reisekostenerfassung – für mehr Effizienz und Transparenz.
Reisekostenabrechnung im Clientmodul
Die Reisekostenabrechnung im INNOSOFT Mobile Service Clientmodul ermöglicht Technikern, ihre Reiseberichte direkt über die Anwendung zu erstellen und zu verwalten. Zur Erstellung eines Reiseberichts kann der Techniker das entsprechende Menü über das Projektmenü oder durch den Button „RB“ aufrufen. Beim Start des Moduls wird automatisch die Techniker-Nummer übernommen. Ein neuer Reisebericht wird durch Klicken auf das leere Blatt erstellt, wobei der Techniker den relevanten Zeitraum angibt. Dieser Zeitraum schließt meist an den vorherigen Reisebericht an. Nach der Eingabe erscheint eine Übersicht aller relevanten Einsätze, die auf Vollständigkeit geprüft werden müssen. Falls Einsätze fehlen, müssen diese zunächst in der Rückmeldung ergänzt werden.
Die Erfassung von Nebenkosten erfolgt im entsprechenden Reiter „Nebenkosten“. Hier kann der Techniker verschiedene Barauslagen wie Hotelkosten, Autobahngebühren oder Tankrechnungen erfassen. Diese Einträge lassen sich manuell hinzufügen, kopieren oder löschen. Falls bei der Prüfung Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt werden, müssen die Änderungen direkt in der Rückmeldung vorgenommen werden, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.
Nachdem alle relevanten Daten erfasst wurden, kann der Reisebericht im Reiter „Abschluss“ freigegeben werden. Dies markiert den Bericht als abgeschlossen und ermöglicht die Übertragung der Daten an die Zentrale. Vor der Freigabe kann der Techniker einen vollständigen Bericht der Reisekostenabrechnung generieren, um eine eigene Dokumentation oder Überprüfung durchzuführen. Anschließend erfolgt die Übermittlung an die Zentrale über die Funktion „Datentransfer“ im Grundfenster des Clientmoduls. In der Übersicht werden alle Reiseberichte aufgelistet, die zur Übertragung bereitstehen. Sobald die Daten erfolgreich an die Zentrale gesendet wurden, sind sie für die Weiterverarbeitung im Servermodul verfügbar.
Reisekostenabrechnung im Servermodul
Das INNOSOFT Mobile Service Servermodul übernimmt die zentrale Verwaltung der Reisekostenabrechnungen, die von Technikern im Außendienst über das Clientmodul erfasst und übermittelt wurden. Das Servermodul empfängt die Datenpakete der Techniker und importiert sie in die zentrale Datenbank. Dabei werden sämtliche relevanten Informationen, darunter Reisekosten, verwendetes Material und Arbeitszeiten, automatisch verarbeitet. Nach erfolgreichem Import stehen diese Daten zur weiteren Bearbeitung und Fakturierung bereit.Ein entscheidender Schritt in der Verarbeitung ist die Prüfung der importierten Daten. Das Servermodul überprüft die Angaben auf Konsistenz und meldet Unstimmigkeiten oder fehlende Einträge entsprechend zurück. Falls beispielsweise ein Techniker eine unvollständige Reisekostenabrechnung eingereicht hat oder nicht alle erforderlichen Daten korrekt erfasst wurden, wird dies im System markiert. Dadurch kann die Zentrale gezielt auf Fehler reagieren und notwendige Korrekturen einleiten.
Nach der erfolgreichen Prüfung werden die importierten Reiseberichte zur weiteren Bearbeitung freigegeben. Über das Menü „Belegversand“ kann die zentrale Verwaltung die Reisekostenabrechnungen automatisch an die Buchhaltungsabteilung oder ein externes Abrechnungssystem weiterleiten. Dies ermöglicht eine effiziente und transparente Verwaltung aller eingereichten Belege. Zudem können die Daten aus dem Servermodul in andere Unternehmenssysteme integriert werden, um eine nahtlose Abwicklung der Abrechnungsprozesse zu gewährleisten.
Das Servermodul sorgt somit für eine strukturierte und zuverlässige Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen. Durch die zentrale Datenhaltung und die automatische Überprüfung von Eingaben stellt das System sicher, dass nur vollständige und korrekte Abrechnungen weitergeleitet werden. Dadurch wird der gesamte Abrechnungsprozess beschleunigt und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit der Reisekostenberichte gewährleistet.
Kontaktieren Sie uns zur Optimierung Ihrer Reisekostenerfassung mit Innosoft.