Benutzer, Benutzerrechte und Berechtigungsmanagement

Benutzer sind die Anwender der FSM-Software, etwa Disponenten, Serviceleiter, Techniker oder Administratoren. Jeder Benutzer verfügt im System über ein eigenes Profil (Benutzerkonto), das in der Regel personalisierte Einstellungen und v. a. Berechtigungen enthält. Unter Benutzerrechten versteht man die Zugriffsrechte eines Benutzers, also welche Module, Funktionen oder Datensätze er sehen oder ändern darf.

Beispielsweise hat ein Techniker-Benutzer in der mobilen App typischerweise nur Zugriff auf seine eigenen Aufträge, Arbeitszeiten und eventuell Teileverbrauch, während ein Serviceleiter-Benutzer umfassende Leserechte für alle Projekte und Statistiken, aber eventuell keine Schreibrechte in der Systemkonfiguration hat.

Das Berechtigungsmanagement bezeichnet die Verwaltung dieser Rechte. In der Praxis werden den Benutzern oft Rollen zugewiesen (z. B. Administrator, Dispatcher, Techniker, Controller), und jede Rolle hat vordefinierte Rechte. Die Innosoft FSM-Software bietet ein fein granulares Berechtigungssystem, mit dem genau festgelegt werden kann, wer z. B. Statistiken einsehen darf, wer Einsätze auf der Plantafel verschieben kann oder wer neue Kunden anlegen darf.

Eine saubere Rechteverwaltung ist nicht nur aus IT-Sicherheitsgründen wichtig, sondern erleichtert auch den Nutzern die Arbeit. Sie sehen nur die für sie relevanten Menüs und Daten. So wird verhindert, dass ein falscher Datensatz versehentlich geändert wird oder vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten.

Für das Berechtigungsmanagement setzt der Administrator in der Regel einmalig die Rechte auf und passt sie bei Organisationsänderungen an. Beispielsweise könnte bei einer neuen Außendienst-Niederlassung eine weitere Dispatcher-Rolle hinzugefügt werden, die nur auf bestimmte regionale Aufträge zugreifen kann. Das System prüft bei jeder Aktion die Berechtigung des Benutzers. Innosoft FSM orientiert sich hierbei an Best Practices der IT-Sicherheit und erlaubt es, alle Änderungen nachvollziehbar einem Benutzer zuzuordnen (Stichwort: Audit Trail).

Insgesamt sorgt das Benutzer- und Berechtigungsmanagement dafür, dass jeder Nutzer genau die Funktionen hat, die er für seine Aufgabe braucht. Nicht mehr und nicht weniger.