Belege und Dokumentation

Ein Beleg im Field Service Management ist ein Nachweis oder Dokument, das einen Vorgang belegt. Typische Belege sind z. B. Serviceberichte (Rapporte), in denen ein Techniker die durchgeführten Arbeiten, verwendeten Materialien, Zeiten und ggf. Reisekosten dokumentiert. Meist abschließend unterschrieben vom Kunden. Auch Lieferscheine, Ersatzteilnachweise oder Reiseberichte zählen zu den Belegen. In der Innosoft-Software gibt es Funktionen zur Belegerfassung und Belegübersicht (Listen aller erfassten Berichte). Ein erfasster Beleg bildet die Grundlage für die weitere Auftragsabwicklung. Er fließt in die Rechnungsstellung ein und dient als internes und externes Qualitätsdokument. So kann der Kunde nachvollziehen, was geleistet wurde, und das Unternehmen hat einen Datensatz für Auswertungen (z. B. durchschnittliche Dauer bestimmter Tätigkeiten).

Belege werden heute meist digital erfasst. In der Praxis nutzt der Techniker etwa ein digitales Formular auf seinem Tablet, um den Servicebericht auszufüllen (siehe Digitales Formular). Dieser digitale Beleg wird dann ans Backoffice übertragen. Die Faktura-Module (Abrechnung) von Innosoft können anschließend auf diese Belege zugreifen. Es ist z. B. möglich, die Rechnungsstellung entweder direkt nach Auftragserteilung oder nach Abschluss der Belegerfassung auszulösen. Mehrere Belege können zu Sammelrechnungen zusammengefasst werden. Etwa werden unterschriebene Originaldokumente eingescannt und im System dem Auftrag zugeordnet.

Dadurch ist die gesamte Dokumentation eines Auftrags zentral verfügbar. Für Serviceleiter und Dispatcher sind vollständige und korrekt erfasste Belege wichtig, da sie die Servicequalität nach außen belegen und intern die Basis für Analysen bilden.