Dyna­mi­sches Repor­ting im Web

Dyna­mi­sches Repor­ting im Web

Durchführung einer Prüfung auf dem Smartphone inkl. Bilderstellung

Ein soli­des und kom­pak­tes Berichts­we­sen ist unab­ding­bar für jede Fir­ma. Auch im KMU-Bereich fällt im Lau­fe eines durch­schnitt­li­chen Fir­men­le­bens eine Unzahl an Doku­men­ten in unter­schied­lichs­ten Aus­füh­run­gen an, die sich in aus­ge­druck­ter Form mühe­los eini­ge Male um den Erd­ball win­den könnten.

Frü­her ver­stand man unter Berich­ten Aus­wer­tun­gen in auf Papier gedruck­ter Form, doch heut­zu­ta­ge sind Berich­te natür­lich nicht mehr an die­ses Medi­um gebun­den und kön­nen auch in elek­tro­ni­scher Form erstellt und genutzt wer­den. Umso erstaun­li­cher, dass sich selbst im Zeit­al­ter der Digi­ta­li­sie­rung bei modern auf­ge­stell­ten und in sämt­li­chen Pro­zes­sen IT-gestütz­ten Unter­neh­men noch rie­si­ge Archi­ve mit prall gefüll­ten Akten­ord­nern finden.

Das Berichts­we­sen umfasst gene­rell alle Ein­rich­tun­gen, Mit­tel und Maß­nah­men eines Unter­neh­mens zur Ver­ar­bei­tung und Spei­che­rung von Infor­ma­tio­nen über einen Betrieb, die jeweils für eine vor­ge­ge­be­ne Ziel­set­zung zusam­men­ge­fasst sind. Berich­te unter­stüt­zen die stra­te­gi­sche und ope­ra­ti­ve Unter­neh­mens­lei­tung sowie die Zusam­men­ar­beit mit Kun­den und Geschäfts­part­nern, indem sie die wirt­schaft­li­chen Grund­la­gen der Zusam­men­ar­beit trans­pa­rent machen.

Auch im Ser­vice des Maschi­nen- und Anla­gen­baus kommt Berich­ten eine beson­ders expo­nier­te Bedeu­tung zu. Dort fal­len die unter­schied­lichs­ten Ser­vice­re­ports, Check­lis­ten und Pro­to­kol­le an, zum Bei­spiel War­tungs­check­lis­ten, UVV-Prü­fun­gen oder Arbeits­an­wei­sun­gen. Wobei es vor allem die fol­gen­den Anfor­de­run­gen zu berück­sich­ti­gen gilt: Die Berich­te müs­sen vor Ort durch den Tech­ni­ker bear­bei­tet wer­den, die Doku­men­te müs­sen unter­schrie­ben wer­den, die Daten müs­sen in aus­wert­ba­rer Form vor­lie­gen und einer Abla­ge zuge­führt wer­den, um der Doku­men­ta­ti­ons­pflicht nachzukommen.

Berichts­we­sen von Inno­soft fle­xi­ble Lösung für Maschinenbau-Service

Im Rah­men des klas­si­schen Ser­vice­ma­nage­ment­sys­tems bie­tet das Dort­mun­der Soft­ware­haus Inno­soft GmbH bereits seit vie­len Jah­ren ein aus­ge­klü­gel­tes Berichts­we­sen samt digi­ta­ler For­mu­la­re und Reportge­ne­ra­tor an, ger­ne auch in Ver­bin­dung mit dem Inno­soft Doku­men­ten­ma­nage­ment genutzt.

Neben der For­mu­lar­ge­stal­tung für Ange­bot, Rech­nung oder Auf­trags­be­stä­ti­gung fin­den die struk­tu­rier­ten und aus­wert­ba­ren Berich­te auch stark im Außen­dienst Anwen­dung, wo die Tech­ni­ker beim Kun­den vor Ort an Maschi­nen ver­schie­de­ne Aktio­nen wie Mon­ta­gen und War­tun­gen, Repa­ra­tu­ren oder not­wen­di­ge Prü­fun­gen durch­füh­ren. Auch mit dem klas­si­schen Berichts­we­sen war es schon mög­lich, die Ser­vice­be­rich­te off­line zu bear­bei­ten und vom Kun­den sowie dem Tech­ni­ker digi­tal unter­schrei­ben zu lassen.

Vor Ort bei der Maschi­ne oder Anla­ge, wo der Tech­ni­ker den direk­tes­ten Kon­takt zum Kun­den hat, wer­den wert­vol­le Erkennt­nis­se gewon­nen, denn erfolg­rei­che Unter­neh­men lei­ten ihre Inno­va­tio­nen im Wesent­li­chen aus den Pro­ble­men und Bedürf­nis­sen ihrer Kun­den ab. Daher bie­ten Ser­vice­be­rich­te auch für Ver­trieb und Kon­struk­ti­on wert­vol­le Anre­gun­gen für die Produktinnovation.

Die­se Berich­te erzie­len jedoch als Stan­dard­re­ports, die aus­ge­druckt, kopiert und anschlie­ßend abge­legt wer­den, kaum Wir­kung. Nur in einer Daten­bank als dyna­mi­sche Berich­te, deren Ein­ga­be­mas­ke nicht fix pro­gram­miert ist, son­dern vom Kun­den mit für den Mon­teur klar geglie­der­ten Vor­ga­ben gestal­tet wer­den kann, kön­nen sie zu jeder Zeit sinn­voll aus­ge­wer­tet werden.

Beispiel eines Messprotokolls

Inte­gra­ti­on ins brow­ser­ge­stütz­te Field Ser­vice Management

Nun ist das Repor­ting-Modul von Inno­soft in erwei­ter­ter Form als dyna­mi­sches Berichts­we­sen auch im neu­en, brow­ser­ge­stütz­ten Field Ser­vice Manage­ment ver­füg­bar, und vie­le Kun­den freu­en sich, das Fea­ture nun auch über Web und Cloud nut­zen zu kön­nen. Zudem eröff­net die Mobi­le-App (Android und iOS) mit dem Smart­pho­ne oder Tablet ganz neue Möglichkeiten.

Dar­in, dass die Prüf­pro­to­kol­le und Check­lis­ten von den Außen­dienst­tech­ni­kern nun auch per Tablet oder Smart­pho­ne bear­bei­tet wer­den kön­nen, sieht auch Peter Ebbrecht, einer der Geschäfts­füh­rer und ver­ant­wort­lich für die Koor­di­na­ti­on der Ent­wick­lung, eine gro­ße Stär­ke der neu­en Lösung. Gemein­sam mit dem Pro­jekt­lei­ter Gui­do Horst hat er die Ein­füh­rung des neu­en Berichts­we­sens aktu­ell bei einem Ver­pa­ckungs­spe­zia­lis­ten in Ham­burg konzipiert.

„Da ist es mög­lich, direkt aus der App her­aus ein Foto von dem zu prü­fen­den Teil zu erstel­len und an der ent­spre­chen­den Stel­le abzu­le­gen, was die Doku­men­ta­ti­on sicht­ba­rer Schä­den natür­lich enorm erleich­tert.“ Auch die mit­lau­fen­de Doku­men­ta­ti­on einer Prü­fung ist per Mobil­te­le­fon oder Tablet natür­lich direkt mög­lich. Wei­te­re Vor­tei­le sieht er im „deut­lich fle­xi­ble­ren Auf­bau, so kön­nen bei­spiels­wei­se in den Vor­la­gen auch Bil­der inte­griert wer­den. Außer­dem ist die Pro­gram­mier­bar­keit wesent­lich umfangreicher.“

Bei besag­tem Ver­pa­ckungs­ma­schi­nen­her­stel­ler gestal­tet sich die Situa­ti­on heu­te noch wie folgt: Im Zuge der Vor­mon­ta­ge und Mon­ta­ge wer­den bei der Fir­ma in Ham­burg Check­lis­ten genutzt, um unter­schied­li­che Teil­schrit­te zu doku­men­tie­ren und QS-Abnah­men durch­zu­füh­ren. Im Rah­men der Pro­jekt­vor­be­rei­tung wur­den unter­schied­li­che Arten von Check­lis­ten iden­ti­fi­ziert, wobei wie­der­ho­len­de Arten erkenn­bar waren, die sich vor allem auf die Kate­go­rien Check­lis­ten, Mess­pro­to­kol­le und Mess­rei­hen ver­teil­ten. Die­se Lis­ten wer­den als Word-Vor­la­gen erstellt und aus­ge­druckt, dann hand­schrift­lich aus­ge­füllt und nach­träg­lich in Excel­lis­ten überführt.

Digi­ta­li­sie­rung der Pro­zes­se und Abla­ge in Datenbank

Der heu­ti­ge papier­ori­en­tier­te Pro­zess, bei dem die Vor­la­gen zwar in digi­ta­len Ver­sio­nen vor­lie­gen, aber eben aus­ge­druckt und hand­schrift­lich aus­ge­füllt wer­den, ist weder zeit­ge­mäß noch not­wen­dig – und dar­über hin­aus auch feh­ler­an­fäl­lig. Um dem Ziel der papier­lo­sen Abla­ge und somit der digi­ta­len Maschi­nen­ak­te näher zu kom­men, soll der Pro­zess zukünf­tig digi­ta­li­siert wer­den, sodass die Daten ohne Medi­en­brü­che sofort per Tablet erfasst und in einer Daten­bank abge­legt werden.

Sobald das Pilot­pro­jekt in Ham­burg erfolg­reich abge­schlos­sen ist, soll es auch auf die ande­ren Stand­or­te der Fir­ma aus­ge­rollt wer­den. Dank der gebo­te­nen Mehr­spra­chig­keit las­sen sich die Pro­to­kol­le und Check­lis­ten auch län­der­über­grei­fend ver­glei­chen und aus­wer­ten. Letzt­lich soll damit jeweils der gesam­te Mon­ta­ge­pro­zess doku­men­tiert wer­den, um einen lücken­lo­sen und aus­wert­ba­ren QS-Nach­weis ver­füg­bar zu haben.

Defi­nie­ren von Abhän­gig­kei­ten eröff­net neue Möglichkeiten

Auch eine wei­te­re Neue­rung, das Defi­nie­ren von Abhän­gig­kei­ten, stellt sich als gro­ßer Vor­teil des dyna­mi­schen Berichts­we­sens dar. So las­sen sich über Plau­si­bi­li­täts­prü­fun­gen gül­ti­ge Wer­te­be­rei­che abgren­zen und über Abhän­gig­kei­ten zwi­schen bestimm­ten Fra­gen die Sicht­bar­schal­tung ein­zel­ner Abschnit­te steu­ern. Die Pro­gram­mier­bar­keit über Java­Script offen­bart der IT-Abtei­lung Optio­nen zur ein­fa­chen Erwei­te­rung des Fragenspektrums.

Dar­über hin­aus las­sen sich auch Defi­ni­tio­nen hin­ter­le­gen, wel­che Wer­te als War­nung oder Feh­ler zu inter­pre­tie­ren sind, wobei das Ergeb­nis des Berichts auf Ebe­ne der Fra­gen sowie auf Kop­f­e­be­ne mit Hil­fe einer Ampel­funk­ti­on dar­ge­stellt wird. An ver­schie­de­nen Objek­ten wie einem Maschi­nen­typ las­sen sich Tem­pla­tes hin­ter­le­gen, die sich wie­der­um im Pro­zess wei­ter­ver­er­ben und so bei­spiels­wei­se auto­ma­tisch einem Ein­satz an die­sem Maschi­nen­typ zuge­ord­net werden.

Beispiel einer Checkliste

Normab­wei­chun­gen schon wäh­rend der Bear­bei­tung erkennbar

Schon wäh­rend der Prü­fun­gen las­sen sich auf­schluss­rei­che Erkennt­nis­se gewin­nen. So zeigt die Soft­ware bereits wäh­rend der Bear­bei­tung Abwei­chun­gen von den Soll-Vor­ga­ben, etwa bei der Kon­trol­le der Wer­te­be­rei­che an. Die Anzei­ge erfolgt mehr­stu­fig, von der ein­fa­chen War­nung bis zum kri­ti­schen Feh­ler. Nicht bestan­de­ne Prü­fun­gen sind über den Sta­tus bereits in der Über­sicht ersichtlich.

So lässt sich mit dem neu­en Berichts­we­sen nicht nur ein Maschi­nen­auf­trag detail­liert doku­men­tie­ren, also eine Maschi­ne durch den gesam­ten Mon­ta­ge­pro­zess beglei­ten, wie es bei der Ham­bur­ger Fir­ma geplant ist, son­dern auch sonst die gesam­ten Ser­vice­ab­läu­fe in einer lücken­lo­sen Maschi­nen­ak­te fest­hal­ten. Auf­grund der durch Ver­ein­heit­li­chung der Fra­gen und Ein­ga­be­mög­lich­kei­ten gege­be­nen Aus­wert­bar­keit ist es dann auch ein Leich­tes, mit Hil­fe der eben­falls als Teil des Field Ser­vice Manage­ments ver­füg­ba­ren Moduls Busi­ness Infor­ma­ti­on und der dort gelie­fer­ten Stan­dard­sta­tis­ti­ken aus­sa­ge­kräf­ti­ge Aus­wer­tun­gen zu bestimm­ten Maschi­nen­ty­pen zu erstel­len und die­se letzt­end­lich für Kon­struk­ti­ons­ver­bes­se­run­gen zu nutzen.

In Kom­bi­na­ti­on mit dem neu­en Inno­soft War­tungs­ma­nage­ment las­sen sich die dyna­mi­schen Berich­te auch gezielt einem War­tungs­ab­schnitt zuord­nen und auto­ma­ti­siert dem Tech­ni­ker zu Ver­fü­gung stel­len. So hat der Tech­ni­ker zur geplan­ten War­tung stets die kor­rek­te Check­lis­te zur Hand.